Screenshot di WhatsApp come prova legale: cosa cambia per te che hai un sito o un'app?

Da oggi devi prestare ancora più attenzione a quello che scrivi via WhatsApp ai tuoi clienti o collaboratori: gli screenshot delle chat WhatsApp sono ufficialmente riconosciuti come prova valida in tribunale e nelle verifiche fiscali.

Cosa significa esattamente per te che gestisci un sito web, un'app o un’attività online? In questo articolo vediamo con parole semplici e con esempi concreti cosa devi sapere e quali precauzioni devi prendere.


SOMMARIO

Cosa ha stabilito la Cassazione sugli screenshot di WhatsApp
Perchè questa sentenza è importante se gestisci un sito o un'APP
Quali rischi corri
Cosa devi fare per proteggerti
Quali normative devi considerare
Il consiglio di LegalBlink
Scopri al convenzione con Truescreen

Cosa ha stabilito la Cassazione sugli screenshot di WhatsApp

La recente sentenza della Corte di Cassazione (sentenza n. 9715 dell'11 marzo 2025) ha stabilito un principio molto chiaro: gli screenshot delle chat WhatsApp possono essere utilizzati come prova nei processi, comprese le controversie fiscali.

In sostanza, un messaggio WhatsApp in cui concordi con un cliente una vendita, una fattura o un prezzo, ha lo stesso valore di un'email ufficiale o di un contratto (ovviamente a condizione che lo scambio di messaggi abbia tutti gli elementi di un contratto).

Questa sentenza si inserisce nella linea della giurisprudenza italiana che, già da qualche anno, attribuisce valore probatorio ai documenti digitali e alle comunicazioni via chat, purché siano autentici e non manipolati.

Perché questa sentenza è importante se gestisci un sito o un'app

Se hai un'attività online, probabilmente utilizzi WhatsApp per comunicare rapidamente con i clienti o fornitori, magari per accordarti sul prezzo di un servizio, inviare preventivi, definire pagamenti o anche semplicemente per comunicare modifiche agli ordini.

Attenzione: Tutti questi messaggi ora possono essere facilmente utilizzati come prove contro di te in caso di contestazioni o verifiche del Fisco.

Un esempio concreto:

Immagina di gestire un ecommerce e di accordarti con un cliente via WhatsApp per uno sconto in cambio di un pagamento in contanti (magari senza fattura). Se il cliente fa uno screenshot di questa conversazione, potrà utilizzarla contro di te in un eventuale contenzioso fiscale o durante una verifica dell’Agenzia delle Entrate.

Quali rischi corri

I rischi principali sono:

• Sanzioni fiscali: se dalle chat emerge che hai venduto beni o servizi senza fattura, rischi multe salate e controlli fiscali approfonditi.
• Controversie legali: screenshot che mostrano promesse commerciali non mantenute, accordi informali non rispettati o mancata tutela della privacy degli utenti possono essere utilizzati contro di te in giudizio.
• Danni reputazionali: una controversia basata su messaggi WhatsApp diffusa sui social o sui media può causarti gravi problemi di immagine.

Cosa devi fare per proteggerti

Ecco alcune semplici regole che puoi seguire fin da subito per evitare problemi:
 

1. Usa WhatsApp con attenzione per accordi commerciali

Evita di concludere via WhatsApp accordi che non vuoi documentare formalmente. Se proprio devi, fallo in maniera chiara e consapevole, emettendo sempre fattura o ricevuta fiscale.
 

2. Aggiorna termini e condizioni e privacy policy del tuo sito o app

Inserisci nei termini e condizioni o nella tua privacy policy un riferimento esplicito al fatto che le comunicazioni via WhatsApp (o chat simili come Telegram) hanno valore legale e contrattuale.

Esempio:
 

"Tutte le comunicazioni effettuate tramite WhatsApp o altre chat ufficiali possono essere considerate valide ai fini contrattuali e utilizzate come prova legale in caso di controversia."

3. Informa i tuoi collaboratori e dipendenti

Se hai collaboratori, informali chiaramente sul corretto uso delle chat aziendali per prevenire errori e controversie.

Quali normative devi considerare

Se usi WhatsApp o altre chat per accordi commerciali o contatti con i clienti, ci sono alcune normative che devi conoscere bene:
 

• Codice Civile (art. 2702): dice chiaramente che i documenti scritti, anche quelli digitali come email o messaggi WhatsApp, possono essere utilizzati come prove legali. In poche parole: ciò che scrivi via chat può avere lo stesso valore di un contratto firmato.

• Regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014): è una normativa europea che conferma che i documenti elettronici, come email o messaggi chat, possono essere validi a livello legale proprio come quelli cartacei, purché siano integri e affidabili.

• GDPR (Regolamento UE 2016/679): quando comunichi via chat con clienti o fornitori, stai spesso trattando dati personali. Devi quindi fare attenzione a rispettare la privacy degli utenti, proprio come fai con il tuo sito web o la tua app.

Scopri al convenzione con Truescreen

Per evitare rischi e contestazioni legate agli screenshot di WhatsApp o altre chat, può essere utile adottare un tool come TrueScreen. Questo servizio permette di certificare rapidamente e con valore legale screenshot e chat, evitando contestazioni in caso di controversie. Grazie alla convenzione tra LegalBlink e TrueScreen puoi accedere al servizio con uno sconto fino al 25%, assicurandoti così massima sicurezza e tranquillità nelle tue comunicazioni online.

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Il consiglio di LegalBlink

I nostri avvocati hanno già seguito casi di clienti che si sono trovati in difficoltà proprio a causa di chat informali su WhatsApp utilizzate come prova in tribunale. Quindi, il nostro consiglio è semplice:

• Non sottovalutare mai il valore legale delle conversazioni su WhatsApp;
• Aggiorna immediatamente la tua documentazione legale (privacy policy e condizioni generali) per chiarire il valore contrattuale delle chat;
• Usa sempre cautela nelle comunicazioni con i clienti.

Hai dubbi o vuoi sapere come aggiornare correttamente la documentazione legale del tuo sito o app?

Contattaci su legalblink@legalblink.it, i nostri esperti ti aiuteranno!