Normativa newsletter: come rispettare il GDPR
Le
newsletter sono uno strumento di marketing fondamentale per qualsiasi sito web o e-commerce. Non solo ti permettono di mantenere un contatto diretto con i tuoi clienti, ma sono anche un ottimo modo per promuovere nuovi prodotti, offerte speciali e contenuti esclusivi. Tuttavia, è essenziale
gestire le tue newsletter in conformità con la normativa vigente, per evitare problemi legali e garantire la fiducia dei tuoi utenti.
In questa guida vediamo quindi cosa dice la
normativa riferita alle newsletter.
La guida è stata realizzata considerando anche i dubbi e le perplessità espressi dai nostri clienti nel corso degli anni
durante le consulenze dei nostri avvocati. In questo modo, potrai chiarire ogni tuo dubbio su come gestire una newsletter in conformità con la legge.
Buona lettura!
SOMMARIO
Cosa si intende per newsletter
Normativa applicabile alle newsletter
Privacy policy
Formula del consenso
Conservazione degli indirizzi email
Diritto di accesso e rettifica
Il DPO
L'uso di sistemi di Double Opt-In
Sanzioni
Come rispettare la normativa con LegalBlink
Conclusioni
Prima di capire la normativa che presiede la gestione di una newsletter, vediamo bene cosa si intenda con questo termine.
Una newsletter è una
comunicazione inviata via email a un gruppo di persone che hanno espresso il consenso a riceverla. Solitamente, contiene aggiornamenti, informazioni, promozioni o articoli su un determinato argomento.
La newsletter quindi può avere sia un contenuto strettamente
informativo, che puramente
commerciale.
La normativa principale a cui devi fare riferimento quando gestisci una newsletter è il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (
GDPR), che è entrato in vigore in tutta l'Unione Europea nel maggio 2018. Questo regolamento stabilisce le linee guida per il trattamento dei dati personali,
inclusa la raccolta e l'uso degli indirizzi email per l'invio di comunicazioni commerciali.
Attenzione, non c'è solo questo regolamento da tenere in considerazione.
Infatti, ben prima l'entrata in vigore del GDPR, il
Garante Privacy italiano ha pubblicato nel 2013 delle
Linee guida sullo spam, molto importanti in questo contesto.
Sia il GDPR che queste Linee Guida
devono essere conosciute molto bene da qualsiasi avvocato esperto di privacy che intenda far gestire a norma di legge una newsletter al proprio cliente.
In base alla normativa sulle newsletter, prima di inviare comunicazioni è
fondamentale avere una privacy policy chiara e completa sul tuo sito.
La privacy policy deve spiegare in modo trasparente:
- come raccogli i dati,
- per quali scopi li utilizzi e
- come gli utenti possono esercitare i loro diritti, come quello di cancellarsi dalla lista.
Questo documento è essenziale non solo
per rispettare la normativa sulle newsletter, ma anche per costruire un rapporto di fiducia con i tuoi utenti.
Secondo la normativa, per poter inviare una newsletter è necessario ottenere il consenso esplicito dell'utente. Questo significa che l'utente deve compiere
un'azione volontaria per iscriversi, come ad esempio spuntare una casella di controllo (checkbox) durante la registrazione.
La spunta all'invio della newsletter non deve essere quindi pre-selezionata.
Un esempio di formula di consenso potrebbe essere:
"Desidero ricevere la newsletter e accetto la Privacy Policy"
Questa formula deve essere chiara e non ambigua. Ovviamente, è una formula che deve essere redatta in base al caso concreto. Ad esempio, deve contenenere i mezzi di comunicazione che verranno usati per inviare la newsletter, come email o whatsapp.
Uno degli aspetti più importanti della gestione di una newsletter riguarda la
conservazione degli indirizzi email.
La normativa non stabilisce un periodo fisso per la conservazione dei dati, ma il
Garante per la protezione dei dati personali ha dato alcuni orientamenti.
Il principio base è quello di
conservare gli indirizzi email solo per il tempo necessario a perseguire le finalità per cui sono stati raccolti.
In questo ambito però
l'adeguamento alla normativa sulle newsletter deve essere attentamente studiato.
Infatti, prima dell'introduzione del GDPR, il Garante Privacy aveva stabilito termini precisi per la conservazione dei dati:
12 mesi per i dati raccolti a fini di profilazione e 24 mesi per il consenso generico.
Evidenziamo che la "profilazione" si riferisce all'analisi delle abitudini e preferenze dell'utente per offrirgli contenuti personalizzati o promozioni mirate. Questi termini erano chiari e vincolanti.
Con l'entrata in vigore del GDPR e l'introduzione del principio di accountability (responsabilizzazione), questi termini non sono più obbligatori, ma devono essere considerati
orientativi. Ciò significa che la durata della conservazione dei dati deve essere
valutata caso per caso, tenendo conto della finalità per cui i dati sono stati raccolti.
Puoi decidere di conservare gli indirizzi email fino a
eventuale revoca del consenso da parte dell'utente, oppure seguire i termini indicati dal Garante prima del GDPR, come
12 mesi per la profilazione e
24 mesi per il consenso generico. Un'altra strategia potrebbe essere quella di cancellare gli utenti che non aprono le tue email per un periodo prolungato, come ad esempio 12 o 24 mesi, per mantenere pulita e attiva la tua lista di contatti. Questa ultima soluzione ha anche il vantaggio di
contenere le spese di gestione della newsletter.
Uno dei
pilastri della normativa newsletter è il diritto di
accesso e rettifica dei dati personali. Questo diritto garantisce agli utenti la possibilità di conoscere quali dati personali vengono raccolti, come vengono utilizzati e per quali finalità.
Inoltre, gli utenti hanno il diritto di richiedere la rettifica o l'aggiornamento dei propri dati, se risultano inesatti o incompleti. Per assicurare la conformità con questo diritto, è fondamentale che tu fornisca agli utenti canali chiari e semplici per accedere alle informazioni che li riguardano e per aggiornare i propri dati. Questo non solo rispetta la normativa, ma contribuisce anche a mantenere alta la fiducia dei tuoi utenti.
In questo contesto, ricordati quindi di inserire una
email di contatto nel footer del sito web e nella newsletter. Inoltre, ricordati sempre di controllare le comunicazioni che ricevi (anche via
PEC).
Il Responsabile della Protezione dei Dati (
DPO) è una figura chiave introdotta dal GDPR, obbligatoria per alcune organizzazioni, come quelle che
trattano dati particolari su larga scala.
Il DPO ha il compito di garantire che l'azienda rispetti tutte le normative sulla protezione dei dati personali. Tra le sue responsabilità, il DPO deve supervisionare le operazioni di trattamento dei dati, fornire consulenza legale e fungere da punto di contatto tra l'azienda e le autorità di controllo. Anche se non obbligatorio per tutte le imprese, nominare un DPO può essere una scelta strategica per assicurarsi che le attività, come l'invio di newsletter, siano sempre conformi alle normative.
L'opportunità di nominare o meno un DPO per la gestione a norma della newsletter deve essere valutata caso per caso.
Trovi maggiori informazioni sulla nostra
guida in ambito DPO ed ecommerce.
Il sistema di double opt-in è una pratica raccomandata per
garantire il rispetto della normativa sulle newsletter.
Questo sistema prevede che, dopo aver inserito l'indirizzo email nel modulo di iscrizione, l'utente
riceva una email di conferma con un link che deve essere cliccato per completare l'iscrizione. Solo dopo questa conferma, l'utente sarà effettivamente aggiunto alla lista dei destinatari. Il double opt-in riduce il rischio di iscrizioni fraudolente o non autorizzate e dimostra che il consenso è stato espresso chiaramente dall'utente, rafforzando la tua conformità con il GDPR.
Quanto sopra
non rappresenta un obbligo di legge. E' solo un modo per ridurre il rischio di contestazioni.
La
non conformità alla normativa sulle newsletter può comportare sanzioni significative.
Il GDPR prevede multe che possono arrivare
fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo dell'azienda, a seconda di quale importo sia maggiore.
Queste sanzioni sono applicabili in caso di gravi violazioni, come il mancato ottenimento del consenso o l'invio di comunicazioni senza una base legale valida.
Ovviamente la sanzione varia in base a determinati
parametri quali:
- gravità dell'illecito
- per quanto tempo è stato commessa la violazione
- eventuali attività riparative dell'azienda
È comunque essenziale che ogni fase del processo di gestione delle newsletter, dalla raccolta dei dati al loro utilizzo, sia svolta nel pieno rispetto delle regole, per evitare conseguenze legali e proteggere la reputazione del tuo business.
Con LegalBlink, puoi essere sicuro di
rispettare pienamente la normativa sulla gestione delle newsletter.
L'informativa privacy generata con il nostro servizio è stata attentamente studiata dai nostri avvocati, tenendo in considerazione anche le specifiche esigenze legate alla gestione conforme delle newsletter.
Il nostro generatore offre
opzioni mirate per la profilazione degli utenti e per la scelta dei mezzi di invio delle comunicazioni, permettendoti di ottenere una
privacy policy altamente personalizzata, in linea con le tue necessità.
Inoltre, grazie al
check-up legale incluso nel pacchetto Easy Merchant, un servizio esclusivo di LegalBlink, riceverai anche il testo delle formule di consenso al marketing.
Queste formule sono adattate al tuo caso concreto e sono
disponibili in cinque lingue – italiano, inglese, francese, tedesco e spagnolo – per coprire tutte le esigenze di un business internazionale.
Con LegalBlink, puoi
gestire le tue newsletter in modo sicuro e conforme alle normative, risparmiando tempo e riducendo il rischio di sanzioni.
I documenti ovviamente si aggiornano quando cambia la legge oppure il tuo business.
Gestire una
newsletter in conformità con la normativa è fondamentale per garantire il rispetto dei diritti dei tuoi utenti e per evitare sanzioni.
Ricorda di ottenere sempre un consenso esplicito, di mantenere una privacy policy chiara e aggiornata e di conservare gli indirizzi email solo per il tempo necessario. Con queste accortezze, potrai sfruttare al massimo il potenziale delle tue newsletter in totale tranquillità.
Team LegalBlink