NDA: Cos'è, a cosa serve e quando farlo firmare
Se hai un
sito web o un e-commerce, potresti aver sentito parlare dell'
Accordo di Riservatezza, ma non sai esattamente di cosa si tratta o se ne hai davvero bisogno. In questo articolo ti spieghiamo cos'è un Accordo di Riservatezza (detto anche
NDA), a cosa serve e quando dovresti farlo firmare ai tuoi collaboratori o dipendenti. Quanto presente in questa guida vale anche se gestisci una
web agency o una software-house.
Se sei interessato al tema contrattuale in ambito digitale, consulta anche queste guide:
I requisiti legali del contratto di drop-shipping
Condizioni di vendita BTB
Privacy policy per sito web
AI e consulenza legale per aziende
SOMMARIO
Cos'è un Accordo di Riservatezza
A cosa serve un NDA
NDA per dipendenti e collaboratori
Come scrivere un Accordo di Riservatezza
Base legale di questo contratto
Differenze con documenti privacy
Cosa rischi se non fai firmare questo documento legale
Conclusioni
Accordo di Riservatezza sta per
Non Disclosure Agreement (NDA), che in italiano significa accordo di riservatezza. È un contratto con cui una persona si impegna a non
divulgare informazioni riservate di un'azienda o di un progetto.
Se, ad esempio, collabori con un freelance che ha accesso ai dati dei tuoi clienti o a strategie di marketing, con un Accordo di Riservatezza puoi garantirti che queste informazioni rimangano segrete.
L'Accordo di Riservatezza ha l'obiettivo di
proteggere informazioni sensibili, come:
- Strategie di business
- Dati dei clienti
- Listini prezzi e margini di guadagno
- Sorgenti di traffico e strategie di advertising
- Codice sorgente del sito o software
- Qualsiasi altra informazione che non vuoi venga diffusa
Firmando un Accordo di Riservatezza, il
collaboratore o dipendente si impegna a non divulgare né utilizzare queste informazioni per scopi estranei a quello lavorativo.
In particolare, si impegna a non divulgare le informazioni riservate per scopi personali o per favore un concorrente.
In molte aziende, sia i dipendenti che i collaboratori esterni
possono avere accesso a informazioni sensibili. Per garantire che queste informazioni non vengano divulgate o utilizzate impropriamente, è importante stabilire chiaramente chi deve firmare un Accordo di Riservatezza e in quali situazioni. Ecco due casi principali in cui un Accordo di Riservatezza è fondamentale:
1.
Collaboratori esterni (freelance, agenzie, fornitori a P.IVA): Se lavori con professionisti esterni che accedono a dati sensibili del tuo business, far firmare un Accordo di Riservatezza è fortemente consigliato. Questo ti tutela in caso di divulgazione non autorizzata.
2.
Dipendenti: Per legge, i dipendenti già hanno un obbligo di riservatezza (art. 2105 del Codice Civile). Tuttavia, far firmare un Accordo di Riservatezza anche a loro permette di chiarire meglio le informazioni coperte da riservatezza e di estendere la protezione anche dopo la fine del rapporto di lavoro.
Un Accordo di Riservatezza dovrebbe contenere:
-
Le informazioni riservate: specifica chiaramente quali dati non possono essere divulgati. Ad esempio, un'agenzia di marketing potrebbe vietare ai suoi collaboratori di condividere strategie pubblicitarie o il database dei clienti.
-
Chi è vincolato: definisci con precisione se l'accordo riguarda dipendenti, consulenti esterni, fornitori o partner.
-
Durata della riservatezza: stabilisci per quanto tempo le informazioni devono rimanere segrete. In genere, la riservatezza è richiesta anche dopo la fine della collaborazione, spesso per un periodo da 1 a 5 anni.
-
Le conseguenze in caso di violazione: descrivi le sanzioni applicabili se il vincolo di riservatezza viene violato. Ad esempio, puoi prevedere una penale economica o il risarcimento dei danni subiti dall'azienda.
-
Eccezioni e limiti: specifica eventuali situazioni in cui la riservatezza non si applica, come informazioni già pubbliche o richieste da un'autorità legale.
Un esempio pratico: supponiamo che tu gestisca un e-commerce e affidi a un web developer freelance la gestione del tuo sito. Firmando un Accordo di Riservatezza, il developer non potrà condividere dettagli su codici, database o strategie di vendita con altri clienti o concorrenti.
L'Accordo di Riservatezza è disciplinato principalmente dall'articolo 2105 del Codice Civile, che impone un obbligo di fedeltà e riservatezza ai dipendenti, vietando la divulgazione di informazioni aziendali riservate. Inoltre, per i collaboratori esterni, la protezione dei dati aziendali può essere rafforzata dall' articolo 98 del Codice della Proprietà Industriale (D.Lgs. 30/2005), che tutela il know-how e le informazioni commerciali riservate.
E' abbastanza frequente
confondere l'Accordo di Riservatezza con documenti relativi alla protezione dei dati personali, come la
nomina a Responsabile del Trattamento dei Dati (RPD o DPO) o
l'informativa sulla privacy.
Tuttavia, si tratta di strumenti giuridici diversi con
scopi distinti:
L'Accordo di Riservatezza (NDA) serve a proteggere informazioni aziendali sensibili, come strategie di business, dati dei clienti, listini prezzi e know-how aziendale. Si applica a dipendenti, collaboratori e fornitori per impedire la diffusione non autorizzata di tali informazioni.
La
Nomina a Responsabile del Trattamento è prevista dal
GDPR e serve a formalizzare il ruolo di un fornitore o collaboratore che tratta dati personali per conto dell’azienda, imponendo obblighi specifici in termini di protezione dei dati personali.
L'Informativa Privacy è il documento che un’azienda deve fornire agli utenti del sito o ai clienti per spiegare come vengono trattati i loro dati personali, quali sono i loro diritti e su quale base legale vengono raccolti e utilizzati.
In sintesi, mentre
l'Accordo di Riservatezza tutela informazioni aziendali e strategiche, i documenti privacy regolano la gestione e il trattamento dei dati personali nel rispetto delle normative europee.
Non far firmare un Accordo di Riservatezza ai propri collaboratori o dipendenti può comportare rischi significativi per l'azienda.
Ecco alcuni dei principali pericoli:
Fuga di informazioni sensibili: Senza un obbligo contrattuale, chi ha accesso ai dati aziendali potrebbe condividerli con concorrenti o usarli per avviare un'attività simile.
Danni economici e perdita di competitività: Un ex collaboratore o dipendente potrebbe divulgare informazioni riservate che potrebbero compromettere strategie di business, prezzi o listini.
Difficoltà legali nel far valere la riservatezza: Senza un Accordo di Riservatezza firmato, potrebbe essere complicato dimostrare l’esistenza di un obbligo di non divulgazione e ottenere un risarcimento in caso di violazione.
Per queste ragioni, proteggere le informazioni aziendali con un Accordo di Riservatezza è una misura essenziale per qualsiasi impresa digitale.
Proteggere le informazioni del tuo e-commerce o sito web è essenziale per evitare che dati sensibili finiscano nelle mani sbagliate. Se collabori con freelance o hai dipendenti che accedono a dati strategici,
far firmare un Accordo di Riservatezza è una scelta più che consigliata. Se vuoi un modello di
Accordo di Riservatezza personalizzato per il tuo business, puoi rivolgerti a LegalBlink per una
consulenza legale su misura. I nostri legali, attivi dal 2018, vantano un'elevata competenza nel settore e offrono soluzioni efficaci per proteggere il tuo business con documenti solidi e ben strutturati.
Team LegalBlink