Guida pratica alla privacy nello sviluppo di software gestionale

Se operi nel settore dello sviluppo o manutenzione di software gestionale, probabilmente hai già sentito parlare dell'importanza di rispettare il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Ma come puoi essere sicuro che il tuo software sia conforme alle normative? Qui trovi una guida dettagliata basata sul Codice di Condotta per il trattamento dei dati personali delle software house, recentemente pubblicato dal Garante Privacy.

 

SOMMARIO
 

Perchè il Codice di Condotta è importante
Privacy by design e Privacy by default
Ruoli e Responsabilità
Come garantire la sicurezza dei prodotti
Cosa fare in caso di Data Breach
Trasferimento dati personali in Paesi Extra-UE
Assistenza clienti e diritti degli interessati
Gestione dei Sub-Responsabili
Il supporto di LegalBlink

 

Perché il Codice di Condotta è importante?

 

Il Codice di Condotta è stato sviluppato per uniformare le pratiche delle software house in ambito privacy, garantendo che ogni fase della vita del software (sviluppo, installazione, manutenzione) rispetti i requisiti di protezione dei dati.

Aderire al Codice non è obbligatorio, ma offre un doppio vantaggio:
 

1. Conformità normativa: aiuta a rispettare il GDPR senza incorrere in sanzioni.
2. Fiducia dei clienti: dimostra l’impegno per la sicurezza dei dati, un aspetto sempre più richiesto nel mercato.

 

Privacy by Design e Privacy by Default: il cuore del Codice

I principi di Privacy by Design e Privacy by Default sono il punto di partenza. Vediamo cosa significano in pratica:
 

• Privacy by Design: la protezione dei dati deve essere integrata fin dalla progettazione del software. Ad esempio, durante lo sviluppo, devi documentare:

  • Quali dati personali saranno trattati.
  • Per quanto tempo verranno conservati.
  • Chi avrà accesso a questi dati.

• Privacy by Default: il software deve essere configurato di default per garantire il massimo livello di protezione dei dati. Ad esempio:

  • Le impostazioni iniziali devono prevedere la raccolta minima di informazioni.
  • L'utente deve essere in grado di modificare facilmente le impostazioni per gestire i propri dati.

 

Ruoli e responsabilità: sei Titolare o Responsabile del trattamento?

Il ruolo che ricopri nella gestione dei dati personali è determinante per sapere quali obblighi hai:
 

1. Titolare del trattamento: se decidi quali dati raccogliere e come usarli. Ad esempio, raccogli dati dei clienti per fini amministrativi o di marketing.
2. Responsabile del trattamento: se gestisci dati per conto di un cliente. È il caso in cui fornisci assistenza o manutenzione su software che contiene dati personali.

Se utilizzi sub-responsabili (ad esempio, fornitori di hosting), il Codice ti richiede di:
 

• Ottenere il consenso scritto del cliente per il loro coinvolgimento.
• Garantire che i sub-responsabili adottino misure di sicurezza equivalenti.

 

 

Come garantire la sicurezza dei dati personali

La sicurezza è un aspetto critico, e il Codice suggerisce misure pratiche, tra cui:
 

• Crittografia: per proteggere i dati sia in transito che a riposo.
• Autenticazione a due fattori (2FA): per accedere ai sistemi.
• Registro dei trattamenti: un documento che elenca tutte le attività sui dati personali gestite dal software.

Un altro requisito fondamentale è la gestione delle vulnerabilità. Esegui regolarmente test di penetrazione per identificare e risolvere eventuali punti deboli del software.

 

Cosa fare in caso di Data Breach

Se un incidente di sicurezza compromette i dati personali, il Codice stabilisce una procedura chiara:
 

1. Comunicazione al cliente: entro 48 ore dall’accertamento dell'incidente.
2. Collaborazione: fornisci al cliente tutte le informazioni necessarie per notificare la violazione al Garante per la protezione dei dati, se necessario.

Ricorda: la tua responsabilità varia in base al tuo ruolo (Titolare o Responsabile del trattamento).

 

Trasferimento dati personali extra UE: cosa sapere

Se utilizzi infrastrutture o sub-responsabili situati al di fuori dell’UE, assicurati di rispettare le regole del GDPR:
 

• Usa solo fornitori con garanzie di protezione dei dati approvate (ad esempio, clausole contrattuali standard).
• Informa sempre il cliente sui dettagli del trasferimento, inclusi i Paesi coinvolti.

 

 

 

Assistenza al cliente e diritti degli interessati: il ruolo della Software House

Un aspetto spesso trascurato, ma cruciale, è il supporto che la software house deve offrire al cliente per la gestione delle richieste relative ai diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, limitazione del trattamento). Il Codice di Condotta prevede che le software house mettano a disposizione funzionalità che semplifichino queste operazioni.

Come supportare il cliente?

La tua soluzione gestionale dovrebbe includere strumenti che consentano ai tuoi clienti, che agiscono come Titolari del trattamento, di rispondere in modo rapido ed efficace alle richieste degli interessati. Alcuni esempi di funzionalità utili sono:
 

• Accesso ai dati: strumenti per esportare i dati personali in un formato leggibile e trasferibile.
• Cancellazione e rettifica: opzioni per modificare o eliminare i dati in modo semplice.
• Limitazione del trattamento: possibilità di configurare regole che limitino l’accesso a determinati dati.

 

Cosa fare se l'interessato si rivolge direttamente alla Software House?

Se un interessato ti contatta direttamente (ad esempio, per richiedere la cancellazione dei propri dati), il Codice di Condotta prevede due possibilità:
 

1. Reindirizzare l’interessato al cliente: la software house comunica all’interessato che deve rivolgersi al Titolare del trattamento, fornendo eventualmente le informazioni di contatto.
2. Comunicazione al cliente: la richiesta dell’interessato deve essere inoltrata al cliente entro un termine massimo di 10 giorni lavorativi.

Questo duplice approccio garantisce che le richieste siano gestite correttamente, rispettando i ruoli di ciascun attore coinvolto.

 

Gestione dei Sub-Responsabili: come garantire la conformità

Un tema essenziale del Codice di Condotta riguarda la gestione dei Sub-Responsabili del trattamento, ossia quei soggetti esterni a cui una software house delega attività che comportano il trattamento di dati personali (ad esempio, fornitori di hosting o manutenzione).
 

Chi sono i Sub-Responsabili?

I Sub-Responsabili sono fornitori o partner che trattano dati personali per conto della software house, la quale a sua volta opera come Responsabile del trattamento per il cliente. La gestione di questi soggetti richiede attenzione per evitare rischi legali e garantire la conformità al GDPR.

 

Gli obblighi della software house

Il Codice prevede che, quando utilizzi Sub-Responsabili, devi adottare una serie di misure per garantire la conformità:
 

1. Autorizzazione del cliente: ottieni un’autorizzazione scritta, che può essere generale o specifica, per coinvolgere Sub-Responsabili. Per autorizzazioni generali, fornisci un elenco delle categorie di Sub-Responsabili.
2. Contratti con i Sub-Responsabili: stipula accordi che prevedano obblighi coerenti con quelli assunti nei confronti del cliente. Includi misure tecniche e organizzative per la protezione dei dati.
3. Trasparenza: mantieni un elenco aggiornato dei Sub-Responsabili utilizzati, indicandone i dati essenziali (nome, attività svolte, luogo del trattamento) e rendilo disponibile ai clienti su richiesta.

Cosa fare in caso di modifiche

Se devi aggiungere o sostituire un Sub-Responsabile, devi informare il cliente con un congruo preavviso. Questo gli consente di valutare eventuali rischi e, se necessario, opporsi alla modifica o recedere dal contratto.

Responsabilità della software house

Anche se delega alcune attività, la software house rimane pienamente responsabile del trattamento effettuato dai Sub-Responsabili. Questo significa che, in caso di violazioni, il cliente potrebbe rivalersi direttamente sulla software house.
 

Strumenti pratici per la gestione

Per semplificare la gestione dei Sub-Responsabili, puoi implementare:

• Piattaforme di tracciamento: che centralizzino l’elenco dei Sub-Responsabili e i relativi contratti.
• Template contrattuali: conformi al GDPR, che possano essere personalizzati per ogni Sub-Responsabile.

 
 

Conclusione: il supporto di LegalBlink

Navigare tra queste regole può sembrare complesso, ma con l'aiuto giusto puoi trasformare la compliance in un punto di forza. Gli avvocati di LegalBlink sono a tua disposizione per offrirti consulenza legale personalizzata. Che tu debba adeguare il tuo software o gestire questioni legate alla privacy, contattaci: siamo qui per aiutarti!

Team LegalBlink