GDPR e privacy: le 10 domande più frequenti (del 2023)

 

La privacy dei dati è uno degli argomenti più importanti per qualsiasi ecommerce e sito web e il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è un pilastro fondamentale per garantire la protezione dei dati personali degli utenti europei.

Di seguito, il nostro Team di avvocati risponde alle 10 domande più comuni sul GDPR, di interesse per i siti web, gli ecommerce e le web agency che i nostri utenti hanno posto in questa prima parte del 2023.

L'obiettivo è quello di condivere la nostra esperienza in modo da evitare reclami degli utenti e sanzioni del Garante Privacy.

 

SOMMARIO


Consenso alla newsletter
Registro dei trattamenti
Sito fuori dalla UE
Obbligo del DPO
Tempo di conservazione delle email
Fornitori terzi
Sanzioni
Differenza tra privacy & cookie policy
Formula del consenso al marketing
Email trovate online
Ulteriori domande?

 

1. Per dimostrare il consenso per l'iscrizione alla newsletter devono installare qualche plugin particolare? (es. consent solution)
 

 

Non è strettamente necessario installare un plugin specifico per dimostrare il consenso all'iscrizione alla newsletter ai fini del GDPR. Molto dipende dalla piattaforma che utilizzi per inviare le tue newsletter.

Gli strumenti di invio newsletter più comuni, come Mailchimp, Sendinblue o ActiveCampaign, di solito registrano e conservano un log del consenso dell'utente quando si iscrivono alla tua newsletter. Questo log può fungere da prova del consenso.

Quando un utente si iscrive alla tua newsletter, solitamente compila un modulo di iscrizione e clicca su un pulsante per inviare i suoi dati. In questo processo, l'utente dà il suo consenso all'iscrizione e il momento dell'invio del modulo può essere registrato come prova di tale consenso.

Inoltre, per garantire la conformità al GDPR, è buona pratica utilizzare un processo di doppia conferma (o double opt-in), in cui gli utenti, dopo aver compilato il modulo di iscrizione, ricevono un'email in cui vengono invitati a confermare la loro intenzione di iscriversi alla newsletter cliccando su un link. Anche questa conferma viene solitamente registrata dal sistema di invio delle newsletter.

Ricorda, tuttavia, che è importante rendere chiaro nel modulo di iscrizione quali dati stai raccogliendo e come verranno utilizzati. Questo può essere fatto fornendo un link alla tua politica sulla privacy nel modulo stesso.

 

2. Cos'è il registro dei trattamenti? E' obbligatorio per il mio sito o per la mia web agency?

 

Il registro dei trattamenti dei dati personali è un elemento chiave del GDPR, che cataloga in modo ordinato tutte le operazioni effettuate sulle informazioni personali da un'organizzazione, come un sito web o una web agency.

Il registro offre una panoramica completa delle attività di trattamento dei dati all'interno dell'organizzazione, rendendo così trasparenti tali operazioni.

Per rispettare la privacy e il GDPR il registro deve contenere le seguenti informazioni:

 

• Il nome e i contatti del titolare del trattamento, del responsabile del trattamento, del rappresentante del titolare se applicabile, e del responsabile della protezione dei dati;

• Le finalità del trattamento;

• Una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali;

• Le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno divulgati, compresi i destinatari in paesi terzi o organizzazioni internazionali;

• Se possibile, i tempi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;

• Una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative.

Nonostante il GDPR preveda alcune eccezioni per le organizzazioni con meno di 250 dipendenti, è molto probabile che un sito web o una web agency conduca attività di trattamento dei dati che non siano occasionali.

In pratica, la natura stessa del loro lavoro implica il trattamento regolare dei dati personali degli utenti, ad esempio per l'invio di newsletter, l'analisi del comportamento degli utenti o l'elaborazione di acquisti online.

Pertanto, indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione, è altamente raccomandato mantenere un registro dei trattamenti. Questo non solo aiuta a garantire e dimostrare la conformità al GDPR, ma promuove anche una gestione più consapevole e responsabile dei dati personali. 

Se vuoi maggiori informazioni su come generare un registro dei trattamenti leggi la nostra guida.

 

 

 

3. Il mio sito web o ecommerce deve rispettare il GDPR se si trova fuori dall'UE?

 

Sì. Il GDPR si applica a tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla loro posizione, che trattano i dati personali degli utenti dell'UE.

 

4. Per rispettare la privacy e il GDPR, è obbligatorio avere un responsabile della protezione dei dati (DPO) per il mio sito web o ecommerce?

 

Il Data Protection Officer (DPO), o Responsabile della Protezione dei Dati, è una figura chiave introdotta dal GDPR. Questo ruolo è particolarmente importante per la conformità al GDPR e ha un impatto significativo su molte organizzazioni, tra cui siti web, ecommerce e web agency.

Il DPO è responsabile della supervisione della strategia di protezione dei dati e della conformità al GDPR all'interno di un'organizzazione. Questa persona ha il compito di informare e consigliare l'organizzazione e i suoi dipendenti sugli obblighi legali relativi al GDPR, oltre a monitorare la conformità al regolamento e ad altre leggi sulla protezione dei dati.

Per un sito web, un ecommerce o una web agency, la necessità di un DPO dipenderà dalla natura delle attività di trattamento dei dati svolte. Se l'organizzazione monitora gli utenti su larga scala o tratta categorie particolari di dati su larga scala, è obbligatoria la designazione di un DPO.

 

5. Per quanto tempo posso conservare le email per finalità di marketing?

La questione del periodo di conservazione delle email per finalità di marketing è un aspetto chiave della conformità al GDPR di siti web ed ecommerce.

Prima dell'introduzione del GDPR, la conservazione dei dati era regolata in modo preciso: le email potevano essere conservate per un massimo di 24 mesi per finalità di marketing generico e 12 mesi per il marketing profilato.

Tuttavia, con l'adozione del GDPR (maggio 2018), il concetto di "accountability" o responsabilizzazione ha assunto un ruolo centrale.

Ciò significa che non esiste più un periodo di conservazione dei dati stabilito in modo rigido, ma è il sito web o ecommerce che deve stabilire e giustificare il periodo di conservazione in base alle proprie esigenze, al tipo di dati trattati e ai diritti e alle libertà dell'individuo.

Questo non significa che i termini precedenti siano irrilevanti.

Al contrario, possono essere considerati come indicazioni utili. Tuttavia, secondo il principio di accountability del GDPR, è importante stabilire un termine di conservazione ragionevole e proporzionato per i dati personali utilizzati a scopo di marketing. Questo termine può variare in base alla natura dei dati, alle esigenze dell'organizzazione e al contesto specifico.

Una pratica comune, in linea con il principio di accountability, è conservare i dati fino a quando l'utente non revoca il consenso. In questo caso, l'organizzazione deve garantire che l'utente possa facilmente revocare il consenso in qualsiasi momento, e che i dati personali vengano prontamente eliminati una volta che il consenso è stato ritirato.

 

6. Come posso garantire che i fornitori di terze parti che utilizzo per il mio sito web o ecommerce siano conformi al GDPR?

Assicurarsi che i fornitori di terze parti siano conformi al GDPR è un passaggio cruciale per la conformità complessiva del tuo sito web o ecommerce.

Ecco alcuni passaggi che potresti seguire:

Identifica i fornitori del tuo sito web: Fa' un elenco di tutti i fornitori di terze parti che trattano dati personali per conto del tuo sito web o ecommerce. Questo potrebbe includere hosting di siti web, piattaforme di ecommerce, servizi di email marketing, servizi di analisi e altro ancora.

Controlla le loro politiche sulla privacy: Leggi le loro politiche sulla privacy e verifica se menzionano il rispetto del GDPR. Questo dovrebbe fornirti una prima indicazione del loro livello di conformità.

Richiedi documentazione: Chiedi ai tuoi fornitori di fornirti documentazione o attestazioni che dimostrino la loro conformità al GDPR. Questo potrebbe includere dettagli sulle misure di sicurezza dei dati, sulle politiche di accesso ai dati, sulla formazione del personale in materia di privacy e altro ancora.

Stipula contratti di elaborazione dei dati: Il GDPR richiede che qualsiasi trattamento di dati personali da parte di fornitori di terze parti sia regolato da una nomina a responsabile del trattamento. Questo contratto dovrebbe specificare i dettagli del trattamento, tra cui le finalità, la durata, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, nonché gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento.

Monitora la conformità: Infine, dovresti monitorare regolarmente la conformità dei tuoi fornitori. Questo potrebbe includere la richiesta di aggiornamenti periodici sulla conformità al GDPR, la revisione delle modifiche alle politiche sulla privacy e, se necessario, la conduzione di audit o valutazioni.

 

7. Cosa rischio se non adeguo la privacy del sito web o ecommerce al GDPR?

 

 

Non rispettare il GDPR può comportare conseguenze serie per il tuo sito web o ecommerce.

Le possibili implicazioni includono:

Sanzioni finanziarie: il GDPR prevede sanzioni finanziarie pesanti per le violazioni. Queste possono arrivare fino a 20 milioni di euro, o il 4% del fatturato annuo globale di un'organizzazione, a seconda di quale sia maggiore.

Danni alla reputazione: una violazione del GDPR, specialmente se porta a una violazione dei dati, può causare danni significativi alla reputazione di un'organizzazione. Questo può portare a una perdita di fiducia da parte dei clienti e potenzialmente a una perdita di affari.

Azioni legali: se i dati personali vengono violati a causa della non conformità al GDPR, gli individui interessati possono intentare cause legali per danni. Ciò può portare a ulteriori costi finanziari e potenziali danni alla reputazione.

Perdita di fiducia dei clienti: la privacy dei dati è una preoccupazione crescente per molti consumatori. Se un'organizzazione non rispetta le norme sulla protezione dei dati, i clienti potrebbero scegliere di non fare affari con essa.

Limitazioni nelle attività di trattamento dei dati: in alcune circostanze, l'autorità di protezione dei dati può imporre limitazioni alle attività di trattamento dei dati di un'organizzazione come risultato di una non conformità al GDPR.

 

8. Che differenza c'è tra privacy policy e cookie policy per un sito web?

La Privacy Policy e la Cookie Policy sono due documenti distinti, ma entrambi fondamentali per la conformità al GDPR e alle leggi sulla privacy in generale. Ciascuno di essi ha uno scopo specifico:

Privacy Policy: Informa gli utenti su come un sito web raccoglie, utilizza e protegge i dati personali.

Deve specificare quali dati personali sono raccolti (come nome, indirizzo email, ecc.), come e perché vengono raccolti, come vengono conservati e protetti e quali diritti hanno gli utenti riguardo ai loro dati. Il GDPR richiede che le Privacy Policy siano facilmente accessibili, scritte in un linguaggio semplice e chiaro e che spieghino chiaramente i diritti degli utenti in termini di accesso, correzione, cancellazione dei dati, ecc.

Cookie Policy: Questo documento riguarda specificamente l'uso dei cookie da parte del sito web.

I cookie sono piccoli file di testo che vengono memorizzati sul dispositivo di un utente quando visita un sito web. Vengono utilizzati per vari scopi, come monitorare l'uso del sito, memorizzare le preferenze dell'utente o mostrare annunci pubblicitari mirati. La Cookie Policy dovrebbe informare gli utenti su quali tipi di cookie vengono utilizzati, perché vengono utilizzati e come gli utenti possono controllare o disabilitare l'uso dei cookie. Inoltre, secondo il GDPR e altre leggi sulla privacy, i siti web devono ottenere il consenso degli utenti prima di utilizzare certi tipi di cookie.

In sintesi, la Privacy Policy riguarda la gestione dei dati personali in generale, mentre la Cookie Policy riguarda specificamente l'uso dei cookie. Entrambi sono importanti per garantire la conformità alle leggi sulla privacy e la trasparenza con gli utenti del sito web o ecommerce.

 

9. Dove posso inserire la formula del consenso al marketing?

Moduli di registrazione: Inserisci una casella di controllo (che non sia pre-selezionata) per ottenere il consenso al marketing quando un utente si registra al tuo sito o ecommerce. Accanto a questa casella di controllo, includi una chiara spiegazione su come intendi utilizzare i dati dell'utente per finalità di marketing.

Iscrizione alla newsletter: Se permetti agli utenti di iscriversi a una newsletter, fornisci una casella di controllo separata per il consenso al marketing. È importante notare che il consenso per ricevere la newsletter e il consenso per il marketing sono due elementi separati e dovrebbero essere gestiti come tali.

Checkout dell'ecommerce: Durante il processo di checkout, se desideri inviare comunicazioni di marketing ai tuoi clienti, fornisci ancora una volta una casella di controllo separata per ottenere il loro consenso.

Ricorda, il consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile.

Ciò significa che non puoi obbligare gli utenti a dare il consenso al marketing come condizione per utilizzare il tuo servizio (a meno che il marketing non sia parte integrante del servizio). 

 

10. Rispetto il GDPR e la privacy se uso email trovate su internet per fare marketing?

Non è consentito inviare comunicazioni di marketing a indirizzi email raccolti da Internet senza ottenere prima il consenso dell'utente, in conformità con il GDPR e altre leggi sulla privacy.

Il GDPR richiede che il consenso sia libero, informato, specifico ed esplicito. Questo significa che non si può presumere il consenso solo perché un indirizzo email è disponibile pubblicamente.

Invio di email non richieste a persone che non hanno dato il loro consenso esplicito può essere considerato spam, che è strettamente regolato e spesso illegale in molte giurisdizioni. Inoltre, tali pratiche possono portare a sanzioni severe, comprese multe significative, da parte delle autorità di protezione dei dati.

Invece di utilizzare indirizzi email trovati su Internet, è consigliabile creare strategie di marketing consensuali che incoraggino gli utenti a fornire volontariamente le loro informazioni di contatto. Questo non solo assicura la conformità alle leggi sulla privacy, ma aiuta anche a costruire relazioni più forti e più significative con i clienti e potenziali clienti.




 

Ulteriori domande su GDPR e privacy per il tuo sito web o ecommerce?

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Team LegalBlink