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Privacy e GDPR: la responsabilità della web agency

26/09/2023

Privacy e GDPR: la responsabilità della web agency



La web agency che gestisce un sito web o ecommerce per conto del proprio cliente deve farlo a norma del GDPR. Altrimenti il rischio è quello di pagare le multe del Garante Privacy o di subire cause legale da parte dei clienti.

In questa guida i nostri avvocati esperti in privacy analizzano gli scenari più frequenti in cui è possibile identificare una responsabilità della web agency nella gestione dei dati personali, proponendo alcune soluzioni pratiche per proteggere il business digitale. 





SOMMARIO


Quando una web agency tratta dati personali
Alcuni scenari di responsabilità per la web agency
Se il cliente fa spam è responsabile anche la web agency?
Conclusioni

 

Quando una web agency tratta dati personali



Per sapere quando una web agency può essere coinvolta per il GDPR in merito al trattamento di dati personali, è importante sapere quando può avvenire questa attività di trattamento.

In buona sostanza, una web agency tratta dati personali ogni qualvolta raccoglie, archivia, modifica o trasmette informazioni relative a un individuo identificabile.

Questo può includere, ma non è limitato a questi dati personali:

 
nome, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo IP o qualsiasi altro dato che possa essere utilizzato per identificare una persona.


Quando una web agency progetta o gestisce un sito web o un ecommerce che raccoglie queste informazioni, essa entra inevitabilmente nel dominio del trattamento dei dati personali.

Pertanto, se una web agency si limite a costruire il sito web o ecommerce e poi "consegna" il sito internet al proprio cliente, completando così la sua attività, non tratterà dati personali e quindi non vi saranno responsabilità privacy previste dal GDPR.

 

Alcuni scenari di responsabilità per la web agency 



La web agency può ritrovarsi in vari scenari di responsabilità, tra cui:

1. Violazione dei dati personali: Se i dati raccolti da un sito web o ecommerce vengono compromessi a causa di lacune nella sicurezza.
2. Conservazione eccessiva: Mantenere i dati personali per un periodo superiore a quello necessario o consentito per gli scopi della raccolta.
3. Assenza di Nomina a Responsabile del Trattamento: Questo documento deve sempre essere fatto firmare nel rapporto "cliente-web agency". In difetto la web agency non ha titolo per trattare i dati personali degli utenti del sito web e rischia pesanti sanzioni.
4. Mancanza di DPIA: Non effettuare una Valutazione d'Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) quando è necessaria, per esempio quando si trattano dati personali di natura medica.
5. Trasferimento internazionale di dati: Trasferire dati al di fuori dell'area economica europea senza garantire un livello adeguato di protezione o senza le adeguate garanzie.

 
GDPR responsabilità web agency

Se il cliente fa spam è responsabile anche la web agency?



Ricordiamo innanzitutto che per "spam" si intende comunemente l'invio di comunicazioni promozionali o newsletter in assenza di un valido consenso dell'utente.

Quando ciò avviene, il "responsabile" in prima battuta è il titolare del sito web o ecommerce. E' infatti lui che decide di inviare queste email senza consenso.

Può però verificarsi il caso in cui anche la web agency venga ritenuta responsabile per lo spam fatto dal proprio cliente.

Ad esempio, questa responsabilità può verificarsi se la web agency cura le attività di marketing del sito senza nemmeno una Nomina a responsabile del trattamento (v. punto 3 sopra).

Oppure, questa responsabilità si verifica quando la web agency, pur nominata Responsabile del trattamento, invia lo spam per conto del cliente ben sapendo che non v'è consenso all'invio delle comunicazioni.

Pertanto, se la web agency non vuole essere responsabile per l'eventuale spam effettuato dal proprio cliente deve sempre:

a. essere nominata Responsabile del trattamento (ovviamente se tratta i dati personali degli utenti)

b. evitare di inviare per conto del cliente email di spam. Qualora la web agency è incaricata anche dell'invio di queste comunicazioni, è opportuno far firmare una dichiarazione nella quale il cliente-titolare del sito web conferma l'esistenza del consenso all'invio e si impegna a mantenere indenne la web agency da qualsiasi responsabilità.

 

Come evitare responsabilità privacy ai sensi del GDPR 



Per prevenire possibili reclami e garantire una gestione sicura dei dati personali, la web agency può adottare le seguenti pratiche:


1. Informarsi e aggiornarsi: Assicurarsi di essere sempre informati sulle ultime leggi privacy o sulle decisioni del Garante Privacy in tema GDPR.
2. Sicurezza dei dati: Implementare misure di sicurezza robuste con riferimento al sito web oggetto di attività, come la crittografia, per proteggere i dati raccolti.
3. Formazione del personale: Educare il team sulla gestione dei dati personali e sulle migliori pratiche in materia.
4. Nomina a responsabile del trattamento: Farsi sempre nominare Responsabile del trattamento quando si trattano dati personali conferiti sul sito del proprio cliente.
5. Revisioni periodiche:Eseguire revisioni regolari delle procedure e delle politiche relative ai dati per assicurarsi che siano sempre conformi e adeguate.

 
responsabilità web agency GDPR

Conclusione sulla responsabilità privacy della web agency



La crescente interconnessione del mondo digitale e l'importanza sempre maggiore data alla privacy degli individui rendono le responsabilità delle web agency più complesse che mai. La gestione di siti web o ecommerce non è solo una questione di design e funzionalità, ma coinvolge profondamente aspetti legati alla protezione dei dati personali degli utenti.

Le web agency, come attori chiave in questo contesto, devono adottare una mentalità basata sulla protezione e sul rispetto, riconoscendo che ogni decisione tecnica o di design può avere ripercussioni sulla privacy degli utenti. L'importanza di mantenere una comunicazione trasparente con i clienti, non solo per soddisfare le normative, ma anche per costruire fiducia, non può essere sottovalutata.

Inoltre, in un'epoca in cui le notizie di violazioni dei dati si diffondono rapidamente e possono danneggiare la reputazione di un'azienda in pochissimo tempo, è fondamentale per le web agency investire in formazione, risorse e strumenti per garantire la conformità. Questo approccio proattivo non solo riduce i rischi legali e finanziari ma potenzia anche la propria immagine di partner affidabile e attento alle esigenze della clientela.

Infine, con la continua evoluzione delle tecnologie e delle normative, le web agency devono adottare un approccio dinamico, rimanendo sempre aggiornate e pronte ad adattarsi ai cambiamenti, mettendo sempre al centro la sicurezza e la privacy degli utenti. Solo attraverso l'impegno costante e la dedizione a queste pratiche, le web agency possono assicurarsi un futuro sostenibile e di successo nell'industria digitale.

Team LegalBlink