Email Marketing a norma di legge: la guida completa per non sbagliare
Inviare email per promuovere i tuoi prodotti o servizi può essere un’arma potentissima per raggiungere i tuoi clienti. Ma attenzione: l’email marketing è regolato da
precise norme di legge che, se non rispettate, possono portarti a pesanti sanzioni. Vediamo insieme come fare email marketing in modo legale e senza rischi.
SOMMARIO
Cos'è l'email marketing
Le normative di riferimento
Posso usare email trovate online o sui social?
Come raccogliere validamente il consenso
Cosa scrivere nelle email di email marketing
Diritto all'oblio
Strumenti per fare email marketing e verifica conformità legale
Sanzioni
Conclusioni
L’email marketing è una strategia di comunicazione digitale che prevede
l’invio di email a un gruppo selezionato di destinatari per promuovere prodotti, servizi o semplicemente mantenere un rapporto con i clienti.
Se, ad esempio, gestisci un ecommerce e vuoi
informare i tuoi clienti delle nuove offerte, inviare una newsletter è un’ottima idea. Ma per farlo, devi rispettare le normative sulla privacy.
La normativa di base per l'email marketing in Italia è il
Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR - Reg. UE 2016/679), che ha introdotto regole rigide per la raccolta e l’uso dei dati personali.
A questo si aggiungono:
- Il Codice della Privacy (D.Lgs. 196/2003), modificato dal D.Lgs. 101/2018.
- Le Linee Guida del Garante Privacy per il marketing e l’invio di comunicazioni promozionali (2004).
Secondo queste norme, puoi inviare email promozionali solo a chi ti ha dato un
consenso esplicito e
informato.
La risposta breve è: no. Tendenzialmente
non puoi fare email marketing usando email trovate su internet.
Secondo il GDPR, non puoi inviare email promozionali a persone che non ti hanno fornito il loro consenso esplicito. Raccogliere indirizzi email trovati online o sui social è considerato un trattamento illecito dei dati personali.
Il Garante Privacy ha ribadito che anche gli indirizzi pubblicati su siti web o profili social
non possono essere usati per finalità promozionali senza il consenso del proprietario.
Posto tutto ciò, con riferimento alle email aziendali ci sono
diverse possibiltà per fare email marketing.
Infatti, le
email aziendali pubblicate online, come per esempio info@nomeazienda.com, possono essere utilizzate per
inviare comunicazioni promozionali, purché queste siano pertinenti all’attività dell’azienda destinataria.
Tuttavia, è importante non abusarne:
l'invio ripetuto o massivo di email non richieste potrebbe essere considerato spam. In questi casi, l'azienda destinataria potrebbe agire legalmente per richiedere un risarcimento, dimostrando eventuali danni subiti, come l’interruzione dell’attività lavorativa o costi aggiuntivi per la gestione delle email indesiderate. Il consiglio? Usa queste email con moderazione e assicurati che il contenuto sia rilevante per il destinatario.
Per inviare email promozionali, devi ottenere il
consenso dei destinatari prima di iniziare a inviare comunicazioni di marketing.
Ecco come fare:
1.
Privacy policy trasparente: quando raccogli gli indirizzi email (ad esempio tramite un modulo sul tuo sito), informa l’utente su:
- Finalità del trattamento (invio di email promozionali).
- Base giuridica (consenso).
- Diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione, ecc.).
- Tempi di conservazione dei dati.
2.
Formula del consenso chiara e separata:
- Non puoi usare checkbox preselezionate.
- La formula deve essere esplicita, come:
"Acconsento al trattamento dei miei dati personali per ricevere comunicazioni promozionali e offerte via email d aparte di questo sito."
Ci sono molti
accorgimenti legali per inviare email di marketing a norma di legge. Vediamone alcuni:
Ogni email deve includere:
- L'identità del mittente (es. nome della tua azienda).
- Un link per disiscriversi facilmente e gratuitamente.
- Eventuali riferimenti alla privacy policy o ai contatti del titolare del trattamento.
Non dimenticare che inviare email deve essere un’azione rispettosa: evita spam o invii troppo frequenti.
Quando un utente chiede di non ricevere più le tue email o di cancellare i suoi dati, è fondamentale agire rapidamente per rispettare i suoi diritti e le normative.
Secondo il GDPR, ogni destinatario ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento e di chiedere la cancellazione dei propri dati personali (diritto all’oblio). Ecco come gestire queste richieste:
-
Disiscrizione immediata:
- Ogni email promozionale deve includere un link per la disiscrizione. Questo link deve essere ben visibile e consentire l’operazione in pochi click, senza costi per l’utente.
-
Conferma di cancellazione:
- Una volta completata la disiscrizione, invia una conferma automatica all’utente per garantire trasparenza.
-
Cancellazione dei dati personali:
- Se un utente richiede la cancellazione dei suoi dati, elimina le informazioni dai tuoi database, tranne quelle che devi conservare per obblighi legali (es. dati fiscali).
-
Tempistiche di risposta:
- Devi soddisfare la richiesta entro 30 giorni, come previsto dal GDPR. Eventuali ritardi devono essere giustificati e comunicati.
-
Audit interno:
- Mantieni traccia delle richieste di cancellazione e delle azioni intraprese per dimostrare la tua conformità, in caso di controlli.
Rispettare queste regole non solo evita sanzioni, ma migliora la fiducia degli utenti, rafforzando la tua reputazione aziendale.
Utilizzare strumenti di email marketing è molto comodo, ma richiede attenzione per rispettare il GDPR. Ecco i passaggi fondamentali per conformarti:
-
Scegli un software conforme:
- Verifica che il provider sia GDPR-compliant. Questo include la presenza di un Data Processing Agreement (DPA) che descriva come il software tratta i dati per tuo conto.
- Controlla se i dati vengono trasferiti fuori dall’UE e assicurati che siano rispettati i requisiti delle clausole contrattuali standard (SCC).
-
Configura il consenso degli iscritti:
- Il software deve consentire di raccogliere e archiviare il consenso esplicito degli utenti, ad esempio tramite form con double opt-in.
- Devi poter accedere alla prova del consenso in caso di controlli.
-
Protezione dei dati personali:
- Usa funzionalità di crittografia per proteggere le informazioni personali come nome, email e preferenze degli utenti.
- Verifica che l’accesso ai database sia limitato e protetto da autenticazione forte.
-
Rispetta il diritto degli utenti:
- Il software deve consentire di gestire le richieste di cancellazione, rettifica o accesso ai dati da parte degli utenti in modo semplice e rapido.
-
Trasparenza verso gli utenti:
- Nella tua privacy policy, specifica quale software utilizzi per le campagne email e come vengono trattati i dati raccolti.
Adottare questi accorgimenti non solo ti protegge da potenziali sanzioni, ma aumenta anche la fiducia dei tuoi utenti, che apprezzeranno la tua attenzione per la privacy.
Non rispettare le normative sull’email marketing può costarti caro. Le sanzioni del GDPR possono arrivare fino al 4% del fatturato annuo globale o 20 milioni di euro, a seconda di quale importo sia più elevato. Ad esempio, il
Garante Privacy italiano ha multato diverse aziende per l'invio di email promozionali senza consenso.
Fare email marketing a norma di legge
non è complicato se segui queste regole: raccogli il consenso in modo chiaro, informa sempre gli utenti e offri loro la possibilità di disiscriversi facilmente. Così non solo eviterai problemi legali, ma guadagnerai anche la fiducia dei tuoi clienti.
Hai dubbi? Su LegalBlink trovi tutti gli strumenti per mettere a norma il tuo ecommerce o la tua attività online. Non rischiare, gioca d’anticipo!
Team LegalBlink