Contratto per la gestione di sito web o ecommerce: consigli legali
Affidare la
gestione del proprio sito web a una web agency è una decisione importante che può avere un impatto significativo sulla presenza online e sul business di un’azienda o di un professionista.
Tuttavia, prima di procedere, è essenziale
redigere un contratto chiaro e dettagliato che stabilisca diritti, doveri e responsabilità delle parti coinvolte. In questo articolo, esploreremo i principali aspetti legali da considerare nella
redazione di un contratto di gestione di un sito web.
Come tutte le guide legali del nostro blog, anche questa è stata scritta dal nostro
Team di avvocati, tutti esperti in ecommerce e privacy applicata al mondo digitale.
Se questo tema è di tuo interesse, ti consigliamo anche la guida su
come ottenere un contratto di web marketing a norma di legge.
SOMMARIO
Cos'è il contratto per la gestione del stio web e perchè è importante
Definire i servizi oggetto dell'accordo
Proprietà dei contenuti
Responsabilità e manleva
Durata del contratto e risoluzione
Prezzo e condizioni di pagamento
Patto di riservatezza e di non concorrenza
Legge applicabile e foro competente
Clausola di continuità operativa
SLA
Backup
Gestione delle licenze
Aggiornamenti
Conclusioni
Il
contratto di gestione di un sito web è un accordo legale stipulato tra
un'azienda o un
professionista e
una web agency, in cui vengono definiti i termini e le condizioni per la gestione, manutenzione e aggiornamento del sito web.
Questo contratto è cruciale perché
stabilisce le responsabilità di entrambe le parti, garantendo che il sito venga gestito in modo efficiente e conforme agli obiettivi del cliente.
Inoltre, tutela i diritti di entrambe le parti, riducendo il rischio di malintesi o controversie future, e assicura che aspetti fondamentali come la
proprietà dei contenuti, la
gestione dei dati personali e le
modalità di pagamento (per gli ecommerce) siano chiaramente delineati. Avere un contratto ben strutturato è essenziale per proteggere il business e mantenere una collaborazione professionale e trasparente con la web agency.
Pertanto, il nostro consiglio è di
sottoscrivere sempre un accordo di questo tipo prima di avere una presenza online. Ciò, sia che tu gestisca un sito web o un ecommerce.
Chiarito che è molto importante avere un contratto per la gestione del sito web, vediamone adesso
alcune componenti legali fondamentali.
Il
contratto per la gestione del sito web deve specificare con precisione quali
servizi la web agency si impegna a fornire. Questi possono includere:
-
Manutenzione tecnica: aggiornamenti software, sicurezza, backup.
-
Gestione dei contenuti: caricamento, modifica e ottimizzazione dei contenuti.
-
SEO e marketing digitale: ottimizzazione per i motori di ricerca, gestione delle campagne pubblicitarie online.
-
Supporto tecnico: assistenza in caso di malfunzionamenti o problemi tecnici.
Una chiara definizione dei servizi eviterà incomprensioni e garantirà che entrambe le parti abbiano aspettative realistiche.
Il
contratto di gestione del sito web deve chiarire in modo inequivocabile che tutti i
contenuti presenti sul sito sono di proprietà esclusiva del titolare del sito.
Inoltre, il cliente deve essere identificato come il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito, in conformità con il
GDPR.
La web agency, invece, agisce unicamente come responsabile del trattamento, gestendo i dati per conto del titolare.
È essenziale che il contratto specifichi anche che gli
account creati dalla web agency per la gestione del sito o per l'implementazione di strumenti di marketing, come Google Analytics 4 (GA4) o Facebook Manager, appartengono al cliente, e il contenuto di questi account è di sua esclusiva proprietà.
Nel caso in cui vengano utilizzati account con
accesso multilivello, è cruciale prevedere che, in caso di cessazione del rapporto con la web agency, il cliente possa accedere al sub-account o ricevere tutti i dati presenti nell'account principale. Questo garantisce la continuità della gestione dei dati e delle campagne senza interruzioni o perdite di informazioni critiche.
Il
contratto per la gestione del sito internet dovrebbe includere clausole che stabiliscono chiaramente le responsabilità di entrambe le parti.
Di conseguenza, la web agency dovrebbe essere responsabile di eventuali danni causati da errori tecnici, negligenza o mancato adempimento delle proprie obbligazioni.
Parimenti, il
cliente dovrebbe manlevare la web agency da responsabilità per danni derivanti dall'uso improprio del sito o dalla violazione dei termini di utilizzo da parte degli utenti finali.
Altro
tema importante da regolare nell'accordo per la gestione del sito web è quello del
materiale eventualmente dato dal cliente alla web agency.
Nel contratto è importante specificare che il
cliente è pienamente responsabile di tutti i materiali forniti alla web agency per la pubblicazione sul sito, inclusi ma non limitati a fotografie, testi, video e grafici.
Il cliente deve assicurarsi di
possedere tutti i diritti necessari e le autorizzazioni per l'utilizzo di tali contenuti, garantendo che essi non violino diritti d'autore, marchi registrati, privacy o altre normative applicabili. In caso di eventuali violazioni o reclami da parte di terzi relativi ai contenuti forniti, il cliente si impegna a manlevare e tenere indenne la web agency da qualsiasi responsabilità, costo o danno derivante. Questa clausola tutela la web agency da possibili implicazioni legali e sottolinea l'importanza per il cliente di utilizzare materiali conformi alle leggi vigenti e alle normative sul copyright.
Come per qualsiasi altro accordo, anche il
contratto per gestire un sito web o ecommerce deve indicare la durata dell'accordo e le condizioni per la sua risoluzione.
Per permettere alla web agency di avere un lasso di tempo idoneo a lavorare bene, di solito
l'accordo dura almeno 1o 2 anni, con possibilità di
rinnovare l'accordo in modo automatico.
NOTE BENE: se decidi di rinnovare automaticamente l'accordo, segna in agenda di verificare per tempo se intendi continuare ad affidare la gestione del tuo sito web alla web agency. Infatti, se l'accordo viene rinnovato, anche accidentalmente o per disattenzione, non sarà possibile annullarlo fino al termine del nuovo periodo contrattuale.
A prescindere da ciò l'accordo per la gestione del sito web deve prevedere le
condizioni per una risoluzione anticiata dell'accordo. Ciò, in favore di entrambe le parti.
Ad esempio, la web agency deve poter risolvere il contratto qualora il cliente non paghi un determinato numero di rate di pagamento.
Oppure, se la web agency non adempie a specifichi obblighi (es. inviare una bozza del lavoro entro 3 mesi dalla firma), il cliente deve poter risolvere il contratto.
Il contratto di gestione del sito internet o ecommerce deve specificare il costo dei servizi forniti e le modalità di pagamento.
Questo può includere:
-
Costo fisso mensile o annuale per la gestione continua.
-
Costi aggiuntivi per servizi extra non inclusi nel pacchetto base.
-
Penali per ritardato pagamento e conseguenze in caso di mancato pagamento.
Una clausola che stabilisce chiaramente le modalità di pagamento contribuirà a mantenere un rapporto trasparente e professionale tra le parti.
Se la web agency
gestisce il sito web o ecommerce, essa avrà accesso a
informazioni sensibili relative al business del cliente. È quindi consigliabile inserire una
clausola di riservatezza che vieti alla web agency di divulgare tali informazioni a terzi.
Inoltre, potrebbe essere utile considerare una clausola di non concorrenza, che impedisca alla web agency di lavorare con concorrenti diretti del cliente per un certo periodo di tempo.
Nel contratto di gestione del sito web o ecommerce, è fondamentale definire chiaramente la
legge applicabile e il
foro competente per la risoluzione di eventuali controversie.
Di norma, se entrambe le parti hanno sede in Italia, la legge applicabile sarà quella italiana, e il foro competente sarà quello del luogo in cui ha sede la web agency o il cliente, a seconda di quanto concordato.
Tuttavia, se una delle parti ha sede all'estero, è probabile che si applichi la legge del paese in cui ha sede la web agency, a meno che il cliente non sia un'azienda di grandi dimensioni e riesca a negoziare l'applicazione della legge del proprio paese.
Lo stesso principio vale per la scelta del foro competente. Questo aspetto è di
particolare importanza legale ed economica poiché, in caso di controversie, dover affrontare una causa legale in un altro paese potrebbe comportare costi e complessità significativamente maggiori. Pertanto, le parti dovrebbero valutare attentamente questi elementi prima di finalizzare l'accordo.
In questa
prima parte della guida abbiamo analizzato gli elementi legali più comuni di un accordo per la gestione del sito web o ecommerce.
Di
seguito vedremo alcuni profili più particolari, ma sempre importanti per
proteggere il proprio business digitale.
La clausola di continuità operativa prevede le
misure da adottare in caso di eventi straordinari che possano impedire alla web agency di svolgere le proprie attività, come disastri naturali, attacchi informatici o gravi guasti tecnici.
Il
contratto per la gestione del sito web o ecommerce dovrebbe delineare un piano di emergenza che includa le modalità di comunicazione, i tempi di intervento e le soluzioni alternative per garantire che il sito rimanga operativo o venga ripristinato rapidamente, riducendo al minimo l'interruzione del servizio.
Il Service Level Agreement (SLA) stabilisce gli
standard di servizio che la web agency si impegna a rispettare, in particolare i tempi di risposta e di risoluzione per richieste di assistenza o problemi tecnici.
Questo accordo può includere tempistiche specifiche per la gestione di urgenze e normali richieste, con eventuali penali in caso di mancato rispetto dei tempi concordati. Definire chiaramente questi parametri è fondamentale per garantire un livello di servizio adeguato e trasparente.
Il contratto dovrebbe
specificare le responsabilità della web agency riguardo al backup regolare dei dati e del contenuto del sito, così come i tempi e le modalità di ripristino in caso di perdita di dati. Questo include la
frequenza dei backup, la
durata di conservazione dei dati e i
processi di recupero in caso di emergenza. Garantire un piano di backup e recovery solido è essenziale per proteggere il sito da eventuali perdite di dati critici.
È importante
chiarire nel contratto chi è responsabile dell'acquisto, gestione e rinnovo delle licenze per il software, i plugin e gli strumenti utilizzati sul sito. Il contratto dovrebbe anche indicare chi detiene la proprietà di tali licenze e cosa accade in caso di cessazione del contratto. Questa clausola è cruciale per evitare malintesi su costi aggiuntivi e diritti di utilizzo del software coinvolto.
La
web agency dovrebbe impegnarsi a mantenere il sito internet o ecommerce
aggiornato con le ultime versioni dei software utilizzati, inclusi CMS, plugin e standard di sicurezza.
Il contratto dovrebbe anche prevedere la garanzia di compatibilità del sito con le nuove tecnologie e dispositivi, assicurando che rimanga funzionale e sicuro nel tempo. Questo è particolarmente importante per prevenire vulnerabilità e garantire una user experience ottimale su tutti i dispositivi.
Un
contratto ben redatto è essenziale per proteggere sia l’azienda o il professionista che la web agency, assicurando che i termini della collaborazione siano chiari e che eventuali dispute possano essere risolte in modo equo.
Prima di firmare qualsiasi accordo, è sempre consigliabile
consultare un avvocato specializzato in diritto contrattuale e digitale per garantire che tutte le clausole siano appropriate e che il contratto rispetti le normative vigenti.
In questo senso gli avvocati di LegalBlink sono a tua disposizione per la redazione di un contratto personalizzato in grado di tutelare le esigenze delle tua azienda.
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