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Come generare il registro dei trattamenti con LegalBlink

12/01/2023

Come generare il registro dei trattamenti con LegalBlink



Sul nostro blog abbiamo già pubblicato una guida su come generare il registro dei trattamenti a norma del GDPR con riferimento ad aziende digitali. In questa guida spieghiamo come farlo con LegalBlink.

Come sempre, affrontiamo il tema dal punto di vista delle aziende digitali. Pertanto, abbiamo utilizzato un linguaggio semplice e senza troppi "legalismi". Per qualsiasi dubbio su come generare questo documento, è ovviamente sempre possibile affidarsi ai nostri legali esperti in privacy.

 


SOMMARIO


Cos'è il registro dei trattamenti
Collegati al tuo account LegalBlink
Rispondi alle domande del generatore
Conserva le copie del registro dei trattamenti
Come conservare il registro dei trattamenti
Quando aggiornare il registro dei trattamenti

 

Cos'è il registro dei trattamenti



Si tratta di un documento che "mappa" la modalità di gestione dei dati personali effettuato da una azienda, partita iva o ditta individuale. E' sempre obbligatorio nel caso in cui il trattamento "non sia occasionale".

Ciò implica che sia necessario nella maggior parte dei casi. Infatti, solamente quando il trattamento di dati personali avviene in modo temporaneo potrebbe figurare il caso in cui non sia necessario generare il registro dei trattamenti.

Il registro dei trattamenti è uno dei documenti che viene richiesto dal Garante Privacy in occasione di verifiche. Inoltre, i partner potrebbero richiederlo in occasione della sottoscrizione di contratti. Alcune aziende infatti richiedono che la propria controparte contrattuale (che potrebbe essere quindi la tua azienda) dichiari di avere un registro dei trattamenti. Ovviamente questa dichiarazione deve essere veritiera. Pertanto, prima di firmare un accordo come questo è necessario generare il registro dei trattamenti. 

 

Collegati al tuo account LegalBlink



Il primo passaggio per generare il registro dei trattamenti con LegalBlink è quello di collegarti al tuo account.

Successivamente, scegli il template riferito al "Registro dei trattamenti", come mostrato nella Figura 1.


Fig. 1


 

Rispondi alle domande del generatore



Per generare il registro dei trattamenti è sufficiente rispondere alle domande del generatore


Fig. 2
come ottenere il registro dei trattamenti


Si tratta di domande riferite alla tua azienda. Inoltre, la maggior parte delle domande è corredata da chiarimenti, che spiegano al meglio rispondere alla domanda di riferimento.

Pertanto, non dovresti aver problemi a rispondere. In ogni caso, è sempre consigliabile farsi affiancare dal proprio legale di fiducia o rivolgersi ai nostri legali, tutti esperti in ecommerce e privacy.

 

 

Conserva le copie del registro dei trattamenti



Una volta che hai completato il questionario clicca su Salva. In questo modo avrai ottenuto il registro dei trattamenti riferito alla tua azienda.

Ogni volta che modificherai il registro dei trattamenti il nostro sistema genererà in automatico la relativa versione, con la data di riferimento (Fig. 3). In questo modo potrai agevolmente recuperare il registro dei trattamenti creato in un particolare momento.

 

 

Fig. 3

registro dei trattamenti ecommerce



Come conservare il registro dei trattamenti



Una volta generato il registro dei trattamenti, il documento può essere conservato sul proprio computer, in locale. 

Il documento può quindi essere salvato in PDF. Per dare data certa al registro dei trattamenti lo puoi inviare a te stesso tramite PEC. Considera in ogni caso che il documento è conservato sui server di LegalBlink.

 
registro dei trattamenti come generarlo per una azienda
 

Quando aggiornare il registro dei trattamenti generato con LegalBlink



Il registro dei trattamenti deve essere aggiornato tempo per tempo. Infatti, essendo il documento che "mappa" il trattamento dei dati personali effettuato da te, esso deve essere modificato quando ci sono sostanziali modiche, appunto, al trattamento.

Ecco alcuni esempi che determinato la necessità di aggiornare il registro dei trattamenti:

 
  • app che implicano la conservazione di dati personali fuori dall'Unione europea
  • nuove misure di sicurezza
  • nuove finalità di trattamento
  • nuovi soggetti ai quali vengono comunicati i dati personali

Una volta aggiornato il registro dei trattamenti lo puoi conservare come indicato al punto che precede.

 
come generare il registro dei trattamenti



Dubbi su come generare il registro dei trattamenti?



Contattaci per email. I nostri avvocati esperti in privacy sono a tua disposizione per chiarire tutti i tuoi dubbi e generare un registro dei trattamenti a norma del GDPR.

Team LegalBlink