Come generare il registro dei trattamenti con LegalBlink
12/01/2023
Come generare il registro dei trattamenti con LegalBlink
Sul nostro blog abbiamo già pubblicato una guida su come generare il registro dei trattamenti a norma del GDPR con riferimento ad aziende digitali. In questa guida spieghiamo come farlo con LegalBlink.
Come sempre, affrontiamo il tema dal punto di vista delle aziende digitali. Pertanto, abbiamo utilizzato un linguaggio semplice e senza troppi "legalismi". Per qualsiasi dubbio su come generare questo documento, è ovviamente sempre possibile affidarsi ai nostri legali esperti in privacy.
Si tratta di un documento che "mappa" la modalità di gestione dei dati personali effettuato da una azienda, partita iva o ditta individuale. E' sempre obbligatorio nel caso in cui il trattamento "non sia occasionale".
Ciò implica che sia necessario nella maggior parte dei casi. Infatti, solamente quando il trattamento di dati personali avviene in modo temporaneo potrebbe figurare il caso in cui non sia necessario generare il registro dei trattamenti.
Il registro dei trattamenti è uno dei documenti che viene richiesto dal Garante Privacy in occasione di verifiche. Inoltre, i partner potrebbero richiederlo in occasione della sottoscrizione di contratti. Alcune aziende infatti richiedono che la propria controparte contrattuale (che potrebbe essere quindi la tua azienda) dichiari di avere un registro dei trattamenti. Ovviamente questa dichiarazione deve essere veritiera. Pertanto, prima di firmare un accordo come questo è necessario generare il registro dei trattamenti.
Per generare il registro dei trattamenti è sufficiente rispondere alle domande del generatore.
Fig. 2
Si tratta di domande riferite alla tua azienda. Inoltre, la maggior parte delle domande è corredata da chiarimenti, che spiegano al meglio rispondere alla domanda di riferimento.
Pertanto, non dovresti aver problemi a rispondere. In ogni caso, è sempre consigliabile farsi affiancare dal proprio legale di fiducia o rivolgersi ai nostri legali, tutti esperti in ecommerce e privacy.
Una volta che hai completato il questionario clicca su Salva. In questo modo avrai ottenuto il registro dei trattamenti riferito alla tua azienda.
Ogni volta che modificherai il registro dei trattamenti il nostro sistema genererà in automatico la relativa versione, con la data di riferimento (Fig. 3). In questo modo potrai agevolmente recuperare il registro dei trattamenti creato in un particolare momento.
Una volta generato il registro dei trattamenti, il documento può essere conservato sul proprio computer, in locale.
Il documento può quindi essere salvato in PDF. Per dare data certa al registro dei trattamenti lo puoi inviare a te stesso tramite PEC. Considera in ogni caso che il documento è conservato sui server di LegalBlink.
Il registro dei trattamenti deve essere aggiornato tempo per tempo. Infatti, essendo il documento che "mappa" il trattamento dei dati personali effettuato da te, esso deve essere modificato quando ci sono sostanziali modiche, appunto, al trattamento.
Ecco alcuni esempi che determinato la necessità di aggiornare il registro dei trattamenti:
app che implicano la conservazione di dati personali fuori dall'Unione europea
nuove misure di sicurezza
nuove finalità di trattamento
nuovi soggetti ai quali vengono comunicati i dati personali
Una volta aggiornato il registro dei trattamenti lo puoi conservare come indicato al punto che precede.
Contattaci per email. I nostri avvocati esperti in privacy sono a tua disposizione per chiarire tutti i tuoi dubbi e generare un registro dei trattamenti a norma del GDPR.