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Audit GDPR in azienda: dove intervengono gli avvocati

02/07/2024

Audit GDPR in azienda: dove intervengono gli avvocati



Se sei un'azienda che gestisce dati personali, probabilmente hai già sentito parlare del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Ma cosa succede quando arriva il momento di un audit GDPR?

Ecco una guida pratica su cosa gli avvocati esperti in privacy controllano durante questi controlli e quali documenti sono coinvolti. 

In questo modo capirai al meglio come assicurarti la conformità legale al GDPR, mitigare i rischi di violazioni dei dati, migliorare le tue procedure interne e aumentare la fiducia di clienti e partner attraverso un'efficace gestione dei dati personali supportata dalla consulenza legale.

Per qualsiasi ulteriore informazione ti anticipiamo che puoi avvalerti della consulenza privacy dei nostri avvocati: il modo migliore per evitare sanzioni del Garante Privacy o reclami dei clienti.

 

SOMMARIO



Cosa controllano gli avvocati durante un audit GDPR
Documenti coinvolti durante un audit GDPR
Ogni quanto tempo effettuare questi controlli
Le sanzioni previste dal GDPR
Come gli avvocati di LegalBlink posso aiutare l'azienda in un audit GDPR

 

Cosa controllano gli avvocati durante un audit GDPR 



Di seguito ecco le principali aree di intervento di un Team di avvocati durante un audit privacy.


Conformità generale


Gli avvocati iniziano valutando la conformità generale dell'azienda rispetto al GDPR. Questo include l'esame delle politiche aziendali sulla privacy e la protezione dei dati, assicurandosi che siano aggiornate e in linea con le normative vigenti.


Informative sulla privacy


Le informative sulla privacy sono uno degli aspetti cruciali nella verifica GDPR. Gli avvocati verificheranno che le informative siano chiare, accessibili e complete. Devono spiegare come vengono raccolti, utilizzati, conservati e protetti i dati personali, e devono essere facilmente reperibili per tutti gli interessati.


Consenso degli interessati


Un altro elemento chiave è il consenso degli interessati. Gli avvocati controlleranno che il consenso sia stato ottenuto correttamente, in modo specifico, esplicito e informato. Questo include l'esame dei meccanismi utilizzati per ottenere il consenso e le registrazioni di tali consensi.


Registro delle attività di trattamento


Il GDPR richiede che le aziende mantengano un registro delle attività di trattamento. Gli avvocati esamineranno questo registro per assicurarsi che tutte le attività di trattamento dei dati siano documentate correttamente, incluse le finalità del trattamento e le categorie di dati trattati.


Valutazione d'Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA)


Quando un trattamento di dati presenta un alto rischio per i diritti e le libertà delle persone, è necessario effettuare una DPIA. Gli avvocati verificheranno che queste valutazioni siano state condotte quando richiesto e che siano complete e accurate.


Misure di Sicurezza


La sicurezza dei dati è fondamentale. Durante un audit, gli avvocati esamineranno le misure di sicurezza tecniche e organizzative che l'azienda ha messo in atto per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdite o distruzioni accidentali.


Gestione dei Data Breach


In caso di violazioni dei dati (data breach), il GDPR impone alle aziende di notificare l'autorità di controllo e, in alcuni casi, gli interessati. Gli avvocati controlleranno le procedure di notifica dei data breach e le registrazioni di eventuali incidenti di sicurezza.


Diritti degli Interessati


Il GDPR conferisce vari diritti agli interessati, come il diritto di accesso, rettifica, cancellazione e portabilità dei dati. Gli avvocati esamineranno come l'azienda gestisce le richieste degli interessati e se rispetta i termini stabiliti dal regolamento.

Anche questo aspetto viene verificato in un audit GDPR.

 
audit GDPR
 

Documenti coinvolti in un Audit GDPR



Adesso che abbiamo visto le aree di attività degli avvocati nell'ambito di un check privacy, analizziamo i documenti che vengono controllati nell'ambito di queste verifiche privacy. 


Politiche sulla privacy e protezione dei dati


Questi documenti delineano le pratiche dell'azienda in materia di gestione dei dati personali e devono essere aggiornati e conformi al GDPR.


Informative sulla privacy


Le informative che l'azienda fornisce agli interessati devono essere disponibili e facilmente comprensibili. Questi controlli riguardano anche l'informativa privacy dell'eventuale sito web dell'azienda.



Registro delle attività di trattamento


Un registro dettagliato di tutte le attività di trattamento dei dati, incluse le finalità e le categorie di dati trattati.

Se vuoi maggiori informazioni su questo punto, consulta la nostra guida su come generare un registro dei trattamenti a norma di legge.


Valutazioni d'Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA)


Documenti che mostrano le valutazioni di impatto sulla protezione dei dati per trattamenti ad alto rischio.

La creazione di questo documento è un elemento importante di qualsiasi audit GDPR.

Puoi leggere la nostra guida in tal senso su come gestire una DPIA a norma di legge.


Registri dei consensi


Registrazioni dei consensi ottenuti dagli interessati, dimostrando che sono stati informati e che hanno acconsentito al trattamento dei loro dati.

Su questo punto ci sono molti articoli un pò "forvianti" su internet. Se vuoi un approfondimento puoi leggere la guida su come dimostrare il consenso al marketing e alla newsletter.


Procedure per la gestione dei data breach


Documenti che descrivono le procedure aziendali per gestire e notificare le violazioni dei dati.


Registri delle richieste degli Interessati


Registri delle richieste per l'esercizio dei diritti degli interessati e delle risposte fornite dall'azienda.


Contratti con i Responsabili del Trattamento


Contratti con terze parti che trattano dati per conto dell'azienda, assicurando che siano conformi al GDPR.

Leggi la guida sul tema "responsabile del trattamento" con specifico riferimento al mondo digitale.

 

Ogni quanto tempo effettuare questi controlli privacy



Gli audit GDPR dovrebbero essere effettuati almeno una volta all'anno, ma la frequenza ideale dipende dalla complessità e dalle specifiche esigenze di ciascuna azienda.

Aziende con un alto volume di dati personali o con processi particolarmente complessi potrebbero necessitare audit più frequenti.

Dimostrare di aver eseguito regolarmente questi controlli è cruciale, soprattutto in caso di verifica da parte del Garante per la protezione dei dati personali, poiché attesta l'impegno dell'azienda nella conformità alle normative sulla privacy.

 

Le sanzioni previste dal GDPR



Le sanzioni previste dal GDPR possono ammontare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo dell'azienda, a seconda di quale importo sia maggiore.

Un audit GDPR ha proprio lo scopo di evitare queste pesanti sanzioni, assicurando che l'azienda rispetti tutte le normative relative alla protezione dei dati personali, identifichi e mitighi eventuali rischi di non conformità e mantenga una gestione dei dati sicura ed efficace.

 
audit privacy
 

Come gli avvocati di LegalBlink posso aiutarti in un audit GDPR



Gli avvocati di LegalBlink sono esperti nel campo della protezione dei dati personali e possono assistere l'azienda in tutte le fasi dell'audit GDPR. Con la loro competenza, garantiscono che ogni aspetto della conformità normativa sia attentamente valutato e gestito, aiutando l'azienda a identificare e correggere eventuali criticità. Affidarsi agli avvocati di LegalBlink significa non solo evitare pesanti sanzioni, ma anche rafforzare la sicurezza dei dati e la fiducia di clienti e partner commerciali.

Contattaci per maggiori informazioni al nostro costumer care legalblink@legalblink.it

Team LegalBlink