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Quando aggiornare i documenti legali del tuo e-commerce o sito web?

12/05/2022

Quando aggiornare i documenti legali del tuo e-commerce o sito web?


Hai generato i termini e condizioni di vendita del tuo e-commerce, la privacy policy e la cookie policy del tuo sito web e adesso ti sorge una domanda: quando aggiornare i documenti legali?

In questa guida vediamo i casi  più comuni che implicano l'aggiornamento dei documenti legali generati con LegalBlink.

In questo modo, se hai scelto il pacchetto Fast Legal potrai intervenire in modo autonomo sui documenti legali; se invece hai attivato il pacchetto Easy Merchant, potrai scriverci in modo da far aggiornare i documenti direttamente dai nostri consulenti legali.
 

Quando aggiornare i termini e le condizioni di vendita dell'e-commerce

 

Le condizioni di vendita rappresentano l'accordo tra il sito di commercio elettronico e l'acquirente (consumatore o professionista).

Questo documento legale deve essere aggiornato quando il business online dell'e-commerce si evolve in modo da incidere sul rapporto con i clienti.

Vediamo gli scenari più frequenti che richiedono l'aggiornamento ai termini di vendita.
 

Gestione dei prezzi

 

Il prezzo di vendita dei tuoi prodotti e servizi è ovviamente una delle informazioni più importanti per i clienti.

E' pertanto molto importante aggiornare le condizioni di vendita quando modifichi le impostazioni sui prezzi di vendita. 


Applicazione dell'IVA


Gli scenari applicabili all'e-commerce sono i seguenti:
 
  • i prezzi comprendono l'iva
  • i prezzi non comprendono l'iva
  • l'iva non è applicabile (questo di solito per il regime fiscale al quale sei sottoposto).

Se uno di questi scenari cambia sarà necessario aggiornare di conseguenza i termini di vendita.
 

Spese di spedizione


Qualsiasi modifica sulle spese di spedizione che può incidere sull'importo pagato dal cliente implica una modifica anche dei termini e condizioni di vendita.

Ad esempio, se la spedizione diventa gratuita per importi superiore a una determinata somma.

Puoi effettuare tutte le modifiche accedendo alla sezione Prezzi e spese di spedizione del generatore di condizioni generali di vendita.
 

Modalità di pagamento


L'introduzione di nuove modalità di pagamento determina l'esigenza di aggiornare le condizioni generali di vendita.

Quindi, se introduci:
  • il contrassegno
  • il bonifico bancario
  • nuove carte di credito

Nella sezione Modalità di pagamento del generatore di condizioni e termini di vendita puoi aggiornare le risposte del nostro tool.

L'introduzione di un nuovo sistema di pagamento non determina un aggiornato dei documenti legali.

Infatti, lo strumento di pagamento (es. Stripe o PayPlug) è irrilevante per il consumatore. L'importante per il consumatore è infatti sapere con quali carte di credito può comprare sul sito.
 

Consegne dei prodotti


Se inizialmente il sito di e-commerce consegna in Italia e poi amplia i Paesi di consegna, questa modifica deve essere segnalata nei termini di vendita.

Anche le spese di spedizione dell'ordine possono implicare una modifica ai termini di vendita (sezione "consegna dei prodotti" del generatore di condizioni e termini di vendita).
 

Diritto di recesso


La regola generale è che nella vendita online il consumatore ha diritto al recesso. Ricordiamo invece che il diritto di recesso non è previsto per legge nelle vendita B2B.

Può capire però che il sito web introduca la vendita di prodotti per i quali sia escluso il diritto di recesso.

In questo caso è molto importante informare l'utente di questa circostanza: indicare le categorie di prodotti per i quali è escluso il diritto di recesso (sezione diritto di recesso del generatore di condizioni e termini di vendita).
 

Quando aggiornare la privacy policy


Anche per la privacy policy generata con LegalBlink, si possono verificare situazioni dove è necessario procedere al suo aggiornamento.

In linea generale, le modifiche all'informativa privacy sono riconducibili alle diverse modalità di trattamento dei dati personali conferiti dall'utente sul sito web o e-commerce.

Vediamo i casi più frequenti.
 

Acquisti sul sito e-commerce


Se inizialmente il sito era un c.d. "sito vetrina" e poi è diventato un ecommerce, è necessario indicarlo nella informativa privacy del sito.

Sarà quindi necessario informare l'utente che i dati verranno trattati, in particolare, per permettere l'esecuzione degli ordini di acquisto e per adempiere alla normativa fiscale.

La sezione di riferimento del generatore di privacy policy è denominata "Acquisti sul sito".
 

Marketing e Profilazione


Questo scenario è uno di quelli più importanti e frequenti.

Stiamo parlando del caso in cui il sito modifica le modalità di invio delle comunicazioni di marketing, generiche o "profilate" sugli interessi dell'utente.

Ad esempio, può accadere che in una prima fase le comunicazioni di marketing vengano inviate tramite email e poi anche via SMS.

In questi casi è necessario modificare la privacy policy del sito web o del sito e-commerce.

La sezione di riferimento è "Marketing e Profilazione".
 

Cessione e comunicazione


Durante l'operatività del sito web o del sito di commercio elettronico possono cambiare i soggetti ai quali vengono comunicati i dati personali degli utenti del sito stesso.

Ad esempio, i dati potrebbero essere comunicati a:

  • web agency
  • collaboratori esterni o dipendenti
  • società di customer care
  • piattaforme CRM
Queste modifiche possono essere gestite dalla sezione "Cessione e Comunicazione" del generatore di privacy policy.
 

Trasferimento dei dati fuori dall'Unione europea


I cambiamenti sul trasferimento di dati personali fuori dall'Unione europea accade di solito quando:
 
  • si passa a una piattaforma CMS con server collocati fuori dalla UE
  • si attiva un servizio di invio di newsletter con server collocati fuori dalla UE

In questo scenario la sezione di riferimento del generatore di privacy policy è quella denominata "Trasferimento dei dati in Paesi extra-UE".
 

Aggiornamento della Cookie Policy


LegalBlink ha pubblicato diverse guide su come gestire i cookie a norma. In particolare, segnaliamo le seguenti guide:
 
In questa guida vogliamo ricordare che non tutti i servizi rilasciano cookie di profilazione.

Pertanto, non è necessario aggiornare la cookie policy ogniqualvolta vengono inseriti nuovi servizi sul sito.

I servizi di cui tenere conto sono solo quelli che rilasciano cookie di profilazione che permettono di:
  • pubblicare  pubblcità personalizzata sulla base degli interessi dell'utente
  • ottenere dati statistici sull'uso del sito con riferimento all'indirizzo IP

Sono questi i servizi che, se implementati sul sito, possono comportare un'aggiornamento della cookie policy.

Diversamente, possono essere installati servizi che rilasciano cookie, necessari però a prestare un servizio richiesto dall'utente (o comunque che l'utente si aspetta che funzioni).

Ad esempio, i seguenti servizi:
  • Google Maps
  • sistemi di pagamento
  • Video di YouTube

possono rilasciare cookie di profilazione, ma questi cookie molto spesso servono per far funzionare il servizio.

Bloccare questi cookie di profilazione impedirebbe, per esempio, di navigare su Google Maps, oppure di finalizzare l'ordine di acquisto.

Pertanto, l'inserimento di questi servizi non implica un'aggiornamento della cookie policy e del banner cookie.

Le modifiche al banner cookie possono essere effettuate accedendo alla sezione "Cookie" del generatore di cookie policy.

Team LegalBlink