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Adeguamento aziendale al GDPR: guida privacy per imprese

21/11/2023

Adeguamento aziendale al GDPR: guida privacy per imprese 


Se sei un imprenditore è molto importante adeguare l'azienda al GDPR. Infatti, in questi anni sono aumentate le sanzioni irrogate dal Garante Privacy e i reclami dei clienti per violazione dei diritti privacy.

Se ti stai chiedendo quali attività devi compiere per l'adeguamento alle leggi sulla privacy al fine di evitare sanzioni e reclami sei atterrato sulla pagina giusta.

Infatti, nella presente guida analizziamo le principali aree di intervento in questo contesto. L'obiettivo è quello di fornirti le coordinate per sapere se la tua azienda è in linea con il GDPR oppure è necessario effettuare determinate attività per evitare sazioni. La guida è stata redatta dal nostro avvocato Susanna Bianchi, che si occupa di privacy per ecommerce da oltre 10 anni.





SOMMARIO


Cos'è il GDPR
Adeguamento al GDPR e sito web
Gestione dei cookie
Registro dei trattamenti
Valutazione di impatto
Nomina del DPO
Nomine a Responsabile del trattamento
Uso delle telecamere
Privacy dei dipendenti
Adegua l'azienda al GDPR con LegalBlink



 

Cos'è il GDPR



Prima di iniziare la presente guida, è necessaria una premessa su cosa sia il GDPR. Con questo termine si intende un Regolamento europeo pubblicato entrato in vigore a maggio del 2018 che ha uniformato la gestione della privacy a livello europeo.

E' stata una vera e propria "rivoluzione" in ambito legale il cui impatto sulle aziende continua ancora oggi.

Il GDPR non tocca tutte le tematiche privacy che possono interessare una azienda. E' però importante perchè fissa principi essenziali per l'adeguamento alla privacy delle imprese.

Questo Regolamento impone alle aziende la responsabilità di proteggere i dati personali e la privacy dei cittadini europei per le transazioni che avvengono all'interno degli stati membri dell'UE. Include requisiti come:

 
  • il consenso esplicito per il trattamento dei dati
  • la notifica obbligatoria di violazione dei dati
  • diritti potenziati per gli individui riguardo all'accesso e alla portabilità dei propri dati.


La non conformità può comportare pesanti sanzioni, sottolineando l'importanza dell'adeguamento aziendale a queste normative per garantire non solo la conformità, ma anche la fiducia e la sicurezza dei consumatori.

Adesso che hai compreso cosa si intende per GDPR vediamo le principali aree di intervento per l'adeguamento aziendale alla normativa sulla privacy.

 

Adeguamento al GDPR e sito web



E' molto probabile che la tua azienda abbia un sito web, sul quale gli utenti inseriscono i loro dati personali per diverse finalità.

Ad esempio, se gestisci un ecommerce gli utenti dovranno conferire i loro dati personali per completare l'ordine di acquisto. 

Il tema privacy emerge anche se hai un semplice sito vetrina. In questo sito infatti gli potranno magari scriverti tramite un form contatto oppure interagire tramite una chat

In ogni caso, infatti, dovrai pubblicare sul sito una idonea informativa privacy, che spieghi agli utenti come vengono trattati i loro dati. Inoltre, se vuoi inviare newsletter dovrai pubblicare una idonea formula del consenso per adeguare l'azienda al GDPR.

 

Gestione dei cookie



Anche l'informativa cookie è sempre obbligtoria se la tua azienda gestisce un sito web, vetrina o ecommerce.

Se poi tramite il sito rilasci cookie di profilazione pubblicitaria o statistica dovrai anche inserire anche il c.d. "banner cookie". Vale a dire un tool che permette agli utenti di scegliere se e come accettare questi cookie sul proprio dispositivo.

L'inserimento di questo strumento rappresenta una importante attività per l'adeguamento al GDPR della tua azienda.

Sempre se rilasci cookie di profilazione è inoltre obbligatorio utilizzare un tool che memorizzi le preferenze degli utenti sulle loro scelte in merito appunto alla gestione dei cookie.

 
adeguamento azienda al GDPR

Adeguamento GDPR per imprese e Registro dei trattamenti



Anche il Registro dei trattamenti è un documento legale necessario per rispettare il GDPR.

Questo documento è infatti sempre obbligatorio quando si tratta dati personali in modo "non occasionale". Visto che tramite la tua impresa sicuramente tratti dati personali e lo fai in modo continuativo, questo documento legale è sempre necessario. 

Di fatto si tratta di un documento che "mappa" come la tua impresa tratta i dati personali di dipendenti, clienti, utenti, visitatori del sito etc. Deve essere redatto in base al modello predisposto dal Garante Privacy e aggiornato almeno una volta all'anno (o comunque in presenza di significative modifiche al trattamento dei dati personali).

 

Adeguamento privacy e Valutazione di impatto



Ci può essere un pericolo per i diritti e le libertà degli utenti dal trattamento dei dati effettuato dalla tua impresa? Bene, allora è necessario effettuare una Valutazione di impatto.

Stiamo parlando di una relazione dove, con riferimento ad ogni trattamento di dati personali, viene stabilito il livello di rischio per gli utenti. E' documento che viene sempre richiesto dal Garante Privacy in sede di controllo alle aziende.

Non solo. Anche se tramite la tua impresa il trattamento dei dati personali non implica un rischio per i diritti e le libertà degli utenti, è richiesto dimostrare di aver effettuato una verifica sulla necessità o meno di effettuare la Valutazione di impatto.

 

Nomine Responsabili del trattamento



In questa guida non poteva mancare un paragrafo sull'importanza di curare le nomine a Responsabili del Trattamento dati.

Il GDPR richiede una chiara definizione delle responsabilità per quanto riguarda il trattamento dei dati personali. La nomina di Responsabili del Trattamento è essenziale per garantire una gestione e supervisione efficaci dei dati personali, conformemente alle normative vigenti.

Questi responsabili hanno il compito di implementare le procedure appropriate per la protezione dei dati, assicurando che tutte le attività di trattamento siano eseguite in conformità con il GDPR. Devono anche fungere da punto di riferimento per i dipendenti, fornendo formazione e aggiornamenti sulle migliori pratiche relative alla protezione dei dati. Inoltre, la loro presenza contribuisce a rafforzare la fiducia dei clienti e dei partner commerciali, dimostrando l'impegno dell'azienda nella tutela della privacy e nella sicurezza dei dati. La nomina di responsabili qualificati e la loro formazione continua rappresentano non solo una misura di conformità legale, ma anche un investimento strategico per la salvaguardia e l'integrità dell'organizzazione.

 

Nomina del DPO



Una delle domande più frequenti poste ai nostri avvocati esperti in privacy è quando sia obbligatorio nominare un DPO. Stiamo parlando del Data Protection Officer, vale a dire un esperto privacy che affianca l'azienda per l'adeguamento al GDPR.

Vi sono diversi scenari che per il GDPR potrebbero richiedere l'obbligo di nominare un DPO. Senza scendere in tecnicismi legali, una azienda commerciale che tratta una considerevole quantità di dati personali è obbligata a nominare un DPO per adeguarsi al GDPR.

Ovviamente è una valutazione da effettuarsi caso per caso. Ad esempio, una azienda che gestisce nella sola newsletter oltre 100.000 email dovrebbe nominare un DPO per adeguarsi alla legge sulla privacy.

Stesso discorso vale per una azienda che ha diverse sedi in Italia e all'estero e gestisce centinaia di dati personali di dipendenti.

 
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Adeguarsi al GDPR con informativa privacy per le telecamere



Secondo il GDPR è necessario fornire un'informativa sulla privacy quando le telecamere sono utilizzate per monitorare aree in cui individui potrebbero avere un ragionevole aspettativa di privacy.

Questo include aree di lavoro, spazi pubblici e privati. L'informativa deve essere chiaramente visibile e deve fornire dettagli su chi sta effettuando la sorveglianza, lo scopo della raccolta dei dati, la base giuridica per il trattamento, e i diritti degli individui riguardo ai loro dati personali.

È fondamentale assicurarsi che l'uso delle telecamere sia proporzionato allo scopo per cui vengono impiegate, e che sia garantita la trasparenza nei confronti delle persone che potrebbero essere filmate. La mancata conformità a queste disposizioni può portare a sanzioni significative e danneggiare la reputazione dell'entità che utilizza tali sistemi di sorveglianza.

 

GDPR e obbligo di informativa per dipendenti



L'adeguamento al GDPR di una azienda riguarda anche il rapporto con i dipendenti e collaboratori.

In questo contesto evidenziamo l'obbligo di fornire una policy sulla privacy ai dipendenti e collaboratori in qualsiasi forma di rapporto lavorativo. Ai sensi del GDPR e delle leggi nazionali sulla protezione dei dati, è fondamentale che ogni organizzazione consegni una policy sulla privacy ai propri dipendenti e collaboratori.

Questa policy deve delineare chiaramente come e perché i dati personali dei dipendenti vengano raccolti, trattati e conservati. Deve includere informazioni su quali dati vengono raccolti, per quali scopi, la base legale per il loro trattamento, come vengono protetti, e i diritti dei dipendenti in relazione ai loro dati personali.

È essenziale che questa policy sia facilmente accessibile e comprensibile, garantendo che i dipendenti siano pienamente consapevoli delle pratiche relative ai loro dati personali. La policy deve essere consegnata al momento dell'assunzione o all'inizio della collaborazione, e ogni volta che viene aggiornata o modificata.

 

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Adegua l'azienda al GDPR con LegalBlink

 

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Avv. Susanna Bianchi - Team LegalBlink